Voraussetzungen
Beraternummer (Deiner Steuerkanzlei)
Mandantennummer (Deines Unternehmens bei der Steuerkanzlei)
Zugang zu DATEV Unternehmen online (DUO) mit SmartLogin oder SmartCard
In DUO sind Wirtschaftsjahre und Ordner korrekt angelegt
Rechte für „Rechnungsdatenservice 1.0“ sind für Deinen DUO‑Benutzer gesetzt
Hinweis: Ordner und Rechte werden durch die Steuerkanzlei in DUO konfiguriert.
Verbindung zu DATEV Unternehmen online einrichten
Einstellungen → Integrationen öffnen und „Mit DATEV verbinden“ wählen.
Beraternummer und Mandantennummer eintragen (vom Steuerbüro).
Wenn Du noch nicht bei DATEV angemeldet bist, wirst Du jetzt zu DATEV weitergeleitet und musst Dich mit SmartLogin oder SmartCard einloggen.
Anschließend erlaubst Du ToolTime den Zugriff in DATEV Unternehmen online.
Sichere Weiterleitung zu DATEV: Mit DUO‑Zugang anmelden und Zugriff für ToolTime erlauben.
Zurück in ToolTime Ordner wählen: je ein Ordner für Eingangs‑ und Ausgangsrechnungen.
Wichtig: Auch wenn Du nur Rechnungen oder nur Belege exportieren willst, werden trotzdem immer beide Ordner angezeigt.
Auch wenn in DUO z. B. nur ein Ordner (nur für Rechnungen) angelegt wurde, werden in ToolTime beide Ordner-Auswahlfelder angezeigt.
Bestätigen. In ToolTime erscheint Status „Verbunden“ inkl. Mandantenname und ‑nummern.
Wichtig: Die Verbindung ist erst aktiv, nachdem die Ordner gewählt wurden und die Rechte stimmen.
Häufige Meldungen bei der Einrichtung
„Es wurden keine autorisierten Mandanten gefunden.“
→ Steuerkanzlei muss Rechte für „Rechnungsdatenservice 1.0“ freischalten.„Nicht die erforderlichen Berechtigungen für diesen Mandanten.“
→ Rechte für den konkreten Mandanten ergänzen lassen.„Mandantenliste konnte nicht abgerufen werden.“
→ Kurzfristiges Problem – später erneut versuchen.„Authentifizierung nicht abgeschlossen.“
→ Anmeldung bei DATEV erneut vollständig durchführen.
Rechnungen & Belege exportieren
Voraussetzung: Dein Konto ist erfolgreich mit dem richtigen DATEV-Mandanten verbunden.
Datenexport → DATEV öffnen.
Zeitraum (Jahr/Monat) und Dokumententypen (Ausgangs‑/Eingangsrechnungen) wählen. Die Anzahl der Belege, die noch nicht an DATEV übergeben wurden, werden angezeigt.
SKR 03 oder SKR 04 wählen. (Mit der Steuerkanzlei abstimmen und konsistent verwenden.)
Exportieren klicken. ToolTime überträgt die Daten an DATEV.
Status prüfen: In Bearbeitung, Erfolgreich oder Fehlgeschlagen.
Bereits exportierte Rechnungen korrigieren (GoBD‑konform)
Bereits an DATEV übertragene Buchungen werden nicht geändert oder gelöscht. Korrekturen erfolgen über neue Belege.
Vollständige Korrektur einer Rechnung „Storno & Neu“ in ToolTime
Betroffene, exportierte Rechnung öffnen.
„Rechnung korrigieren“ wählen.
ToolTime erstellt automatisch:
Stornorechnung (eigene Nummer; identische Positionen; alle Beträge negativ; Verweis auf Original).
Neue, korrigierte Rechnung (neue, fortlaufende Nummer; korrigierte Daten).
Exportwirkung: Beim nächsten Export werden Storno und Neu übertragen; die ursprüngliche Rechnung wird nicht erneut gesendet. DATEV neutralisiert Original+Storno, wirksam bleibt die korrigierte Rechnung.