Dein Mehrwert: Eingangsrechnungen kommen von allein zu Dir
Du musst Belege nicht mehr einzeln hochladen: Deine Lieferanten schicken ihre Rechnungen direkt an Deine eigene Beleg-E-Mail-Adresse.
ToolTime liest die wichtigsten Daten automatisch aus und trägt sie in die Felder ein, wenn der Lieferant als Kontakt gespeichert ist. Du prüfst nur noch.
Alle Belege landen gesammelt im Tab Eingang in Deiner Belegübersicht, die neuesten oben.
Wie Du Eingangsrechnungen automatisch in ToolTime bekommst, zeigt die Anleitung weiter unten Schritt für Schritt.
Belege hochladen und verwalten
Unter Ausgaben kannst Du Belege, Rechnungen und ähnliche Dokumente hochladen. ToolTime erkennt automatisch, ob es sich um eine E-Rechnung oder einen Papierbeleg handelt.
Nach dem Hochladen liest ToolTime die wichtigsten Daten automatisch aus und trägt sie in die Felder ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeitsdatum sowie Zahlungsdetails (IBAN, BIC). Das Auslesen dauert nur wenige Sekunden.
ToolTime berechnet die Mehrwertsteuer auf Basis des Gesamtbetrags. Rabatte und Zuschläge auf dem Beleg werden ebenfalls mit dem Gesamtbetrag verrechnet. Du musst die Beträge also nicht selbst ausrechnen.
Bevor Du den Beleg speicherst, prüfst Du die ausgelesenen Daten. Alle Felder kannst Du bei Bedarf manuell anpassen.
Ist der Lieferant schon als Kontakt gespeichert, ordnet ToolTime den Beleg automatisch zu. Gibt es den Lieferanten noch nicht, kannst Du ihn direkt aus dem Beleg anlegen. Die ausgelesenen Daten sind dann schon vorausgefüllt.
In der Übersicht findest Du alle Belege nach Datum sortiert.
Belege per E-Mail empfangen
Mit Deiner eigenen Beleg-E-Mail-Adresse kommen Belege direkt in ToolTime an. Deine Lieferanten schicken ihre Rechnungen an diese Adresse, oder Du leitest Belege aus Deinem Postfach dorthin weiter. Du musst sie nicht mehr einzeln hochladen.
Die Funktion ist in Deutschland und Österreich in den Tarifen Solo, Team und Max verfügbar. Legacy-Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Funktion.
Schritt für Schritt: So bekommst Du Deine Eingangsrechnungen in ToolTime
Öffne Einstellungen > Kommunikation (oder klicke in der Belegübersicht auf E-Mail-Adresse einrichten).
Wähle den Namen vor der Domain, zum Beispiel "Rechnungen" und lege Deine Beleg-E-Mail-Adresse an.
Kopiere die Adresse.
Gib die Adresse an Deine Lieferanten weiter, damit sie ihre Rechnungen dorthin schicken. Alternativ leitest Du Belege aus Deinem Postfach an diese Adresse weiter.
Öffne die Belegübersicht und prüfe die eingegangenen Belege im Tab Eingang. Danach speicherst Du sie wie gewohnt.
Achtung: Sind Deine Lieferanten E-Mail-Adressen nicht richtig hinterlegt, wird der Beleg nicht erfasst. Prüfe deshalb, ob Du die E-Mail Deiner Lieferanten richtig eingetragen hast.
Beleg-E-Mail-Adresse einrichten
Gehe zu Einstellungen > Kommunikation und richte dort Deine Beleg-E-Mail-Adresse ein. Den Namen vor der Domain wählst Du selbst, zum Beispiel receipts@mueller-haustechnik.tooltime.app. Kopiere die Adresse anschließend und gib sie Deinen Lieferanten weiter.
Du kannst die Einrichtung auch direkt aus der Belegübersicht starten. Solange noch keine Beleg-E-Mail-Adresse eingerichtet ist, siehst Du dort einen Hinweis mit dem Button E-Mail-Adresse einrichten.
Die Beleg-E-Mail-Adresse ist nur für eingehende Belege. Rechnungen und andere Dokumente verschickst Du weiterhin über Deine Absenderadresse documents@.
Belege im Eingang prüfen
Belege, die an Deine Beleg-E-Mail-Adresse geschickt werden, landen im Tab Eingang in der Belegübersicht. Die neuesten Belege stehen oben, sortiert nach Erhalten am. Sobald mindestens ein Beleg im Eingang liegt, öffnet sich die Belegübersicht direkt im Tab Eingang.
Klicke auf eine Zeile, um den Beleg zu öffnen. Ist der Lieferant als Kontakt gespeichert, hat ToolTime die Daten schon ausgelesen und Du musst sie nur noch prüfen. Danach speicherst Du den Beleg wie gewohnt.
Nutzt Du ToolTime Pay, kannst Du den Beleg anschließend direkt mit Beleg bezahlen begleichen.