Belege hochladen und verwalten
Unter Ausgaben kannst Du Belege, Rechnungen und ähnliche Dokumente hochladen. ToolTime erkennt automatisch, ob es sich um eine E-Rechnung oder einen Papierbeleg handelt.
Nach dem Hochladen liest ToolTime die wichtigsten Daten automatisch aus und trägt sie in die Felder ein: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Fälligkeitsdatum sowie Zahlungsdetails (IBAN, BIC). Das Auslesen dauert nur wenige Sekunden.
ToolTime berechnet die Mehrwertsteuer auf Basis des Gesamtbetrags. Rabatte und Zuschläge auf dem Beleg werden ebenfalls mit dem Gesamtbetrag verrechnet. Du musst die Beträge also nicht selbst ausrechnen.
Bevor Du den Beleg speicherst, prüfst Du die ausgelesenen Daten. Alle Felder kannst Du bei Bedarf manuell anpassen.
Ist der Lieferant schon als Kontakt gespeichert, ordnet ToolTime den Beleg automatisch zu. Gibt es den Lieferanten noch nicht, kannst Du ihn direkt aus dem Beleg anlegen. Die ausgelesenen Daten sind dann schon vorausgefüllt.
In der Übersicht findest Du alle Belege nach Datum sortiert.
Belege per E-Mail empfangen
Mit Deiner eigenen Beleg-E-Mail-Adresse kommen Belege direkt in ToolTime an. Deine Lieferanten schicken ihre Rechnungen an diese Adresse, oder Du leitest Belege aus Deinem Postfach dorthin weiter. Du musst sie nicht mehr einzeln hochladen.
Die Funktion ist in Deutschland und Österreich in den Tarifen Solo, Team und Max verfügbar. Legacy-Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Funktion.
Beleg-E-Mail-Adresse einrichten
Gehe zu Einstellungen > Kommunikation und richte dort Deine Beleg-E-Mail-Adresse ein. Den Namen vor der Domain wählst Du selbst, zum Beispiel receipts@mueller-haustechnik.tooltime.app. Kopiere die Adresse anschließend und gib sie Deinen Lieferanten weiter.
Du kannst die Einrichtung auch direkt aus der Belegübersicht starten. Solange noch keine Beleg-E-Mail-Adresse eingerichtet ist, siehst Du dort einen Hinweis mit dem Button E-Mail-Adresse einrichten.
Die Beleg-E-Mail-Adresse ist nur für eingehende Belege. Rechnungen und andere Dokumente verschickst Du weiterhin über Deine Absenderadresse documents@.
Belege im Eingang prüfen
Belege, die an Deine Beleg-E-Mail-Adresse geschickt werden, landen im Tab Eingang in der Belegübersicht. Die neuesten Belege stehen oben, sortiert nach Erhalten am. Sobald mindestens ein Beleg im Eingang liegt, öffnet sich die Belegübersicht direkt im Tab Eingang.
Klicke auf eine Zeile, um den Beleg zu öffnen. Ist der Lieferant als Kontakt gespeichert, hat ToolTime die Daten schon ausgelesen und Du musst sie nur noch prüfen. Danach speicherst Du den Beleg wie gewohnt.
Nutzt Du ToolTime Pay, kannst Du den Beleg anschließend direkt mit Beleg bezahlen begleichen.