Warum Debitoren- und Kreditorennummern?
In der Buchhaltung wird zwischen Debitoren und Kreditoren unterschieden:
Debitor (Kunde)
Ein Debitor ist ein Kunde, gegenüber dem eine Forderung besteht.
In DATEV liegen Debitorennummern typischerweise im Bereich 10000–69999.
Kreditor (Lieferant)
Ein Kreditor ist ein Lieferant, gegenüber dem eine Verbindlichkeit besteht.
In DATEV liegen Kreditorennummern typischerweise im Bereich 70000–99999.
Diese Nummern dienen der eindeutigen Zuordnung von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung.
Wichtig: Nicht jeder Steuerberater arbeitet mit individuellen Debitoren- und Kreditorennummern. Teilweise erfolgt die Buchung über Sammeldebitoren oder direkt auf Sachkonten. Vor der Einrichtung empfiehlt sich daher eine Abstimmung mit dem Steuerberater.
Einrichtung: Automatische Nummernvergabe aktivieren
Öffne Einstellungen → Angebote & Rechnungen und scrolle zum Bereich „Debitoren- und Kreditorennummern“.
Aktiviere den Schalter Automatische Vergabe.
Wähle im Modal eine der folgenden Optionen:
Option 1: Aus DATEV importieren
Option 2: Neu zuweisen (Auto‑Assign)
Wichtig: Wenn Du in der Vergangenheit die Debitorennummern aus dem manuellen DATEV Export in ToolTime verwendet hast, dann wähle die automatische Zuweisung. Hier werden diese Nummern für Deine Kunden übernommen.
Option 1: Aus DATEV importieren
Nutze diese Option, wenn Du bereits mit DATEV arbeitest und Dein Steuerberater Debitoren‑/Kreditorennummern pflegt.
Liste beim Steuerberater anfordern
Bitte Deinen Steuerberater um zwei Auszüge (Kunden und Lieferanten). Überführe beide Auszüge in eine CSV-Datei mit folgenden Spalten:
Pflichtspalten
KontoAdressattyp(z. B. Unternehmen oder natürl. Person)Name(bei Adressattyp Unternehmen)Name(bei Adressattyp natürl. Person)Vorname(bei Adressattyp natürl. Person)
Optionale Spalten
PostleitzahlE-Mail
Tipp: Halte die Spaltenüberschriften exakt wie oben angegeben, damit die Prüfung erfolgreich ist.
CSV-Datei hochladen
Klicke im Modal auf „Datei hochladen“ und wähle Deine CSV.
Prüfung der Datei
Nach dem Upload prüft ToolTime die Struktur und Inhalte.
Der Import funktioniert nur, wenn der Datensatz vollständig und korrekt formatiert ist.
Insbesondere müssen Adressattyp, Pflichtfelder und Nummernkreise korrekt hinterlegt sein.Matching-Logik
Beim Import erfolgt die Zuordnung:
Unternehmen
→ Abgleich über Unternehmensname
→ Optional: Postleitzahl und E-MailNatürliche Personen
→ Abgleich über Vor- und Nachname
→ Optional: Postleitzahl und E-MailVerhalten bei Duplikaten
Der Import funktioniert auch bei Duplikaten.
Bei mehrfach vorhandenen Nummern wird die zuletzt enthaltene Nummer berücksichtigt.
Es wird angezeigt, wie viele Zeilen aufgrund von Duplikaten übersprungen wurden.
Die Verantwortung für saubere und korrekte Daten liegt beim Kunden.
Wenn Duplikate in der Datei enthalten sind, wird pro Eintrag die jeweils neueste Debitoren- oder Kreditorennummer berücksichtigt.
Der Button „Aktivieren“ bleibt bis zur erfolgreichen Prüfung deaktiviert.
Upload erfolgreich
Du siehst Dateiname und eine Zusammenfassung, z. B.:
„enthält X Debitorennummern und Y Kreditorennummern“
Zusätzlich erscheint der Hinweis:
„Die erkannten Nummern werden Deinen Kunden und Lieferanten zugewiesen. Neue Kunden oder Lieferanten erhalten eine eigene, sich nicht wiederholende Debitoren- oder Kreditorennummer.“
Aktivieren
Klicke auf „Aktivieren“, um die Zuweisung zu starten.
Erfolgsmeldung
Nach Abschluss erhältst Du eine Bestätigung, z. B.:
„{X} von {Y} Debitorennummern und {X} von {Y} Kreditorennummern erfolgreich zugewiesen“.
Option 2: Neu zuweisen (Auto‑Assign)
Wähle diese Option nur, wenn Du komplett neu mit DATEV startest und bisher noch keine Exporte an den Steuerberater gesendet hast.
Beschreibung: „Nummern werden Kunden und Lieferanten neu zugewiesen“.
Wichtige Warnung: „Diese Option ist nur zu empfehlen, wenn Du bisher noch nie einen DATEV‑Export an Deinen Steuerberater geschickt hast. Andernfalls kann es zu duplizierten Einträgen in DATEV kommen.“
Aktivieren: Bestätige mit „Aktivieren“. ToolTime weist allen bestehenden Kunden und Lieferanten neue, fortlaufende Nummern zu.
Erfolgsmeldung: „Die Erstellung der Debitoren- oder Kreditorennummer war erfolgreich.“
Verwaltung nach der Einrichtung
Automatische Zuweisung:
Jeder neue Kunde oder Lieferant erhält automatisch die nächste freie Debitoren‑ oder Kreditorennummer im vorgesehenen Bereich.
Manuelle Kontrolle & Korrektur:
Öffne die Detailseite eines Kunden oder Lieferanten.
Dort findest Du ein bearbeitbares Feld:
„DATEV Debitorennummer“
„DATEV Kreditorennummer“
Du kannst:
die automatisch vergebene Nummer einsehen
die Nummer manuell anpassen
eine vom Steuerberater vorgegebene Nummer eintragen
ToolTime prüft dabei:
gültigen Zahlenbereich
Eindeutigkeit der Nummer
Häufige Fragen (FAQ)
Ab welchem Bereich vergibt ToolTime neue Nummern?
ToolTime nutzt die üblichen DATEV‑Nummernkreise (10000–69999 für Debitoren, 70000–99999 für Kreditoren) und vergibt die nächste freie, eindeutige Nummer.
Kann ich die automatisch vergebene Nummer später ändern?
Ja. Auf der Detailseite des Kunden/Lieferanten kannst Du die Nummer manuell anpassen. ToolTime prüft dabei die Gültigkeit.
Was passiert mit neuen Kunden/Lieferanten nach Aktivierung?
Sie erhalten automatisch eine eindeutige Debitoren‑/Kreditorennummer.
Was, wenn mein Steuerberater abweichende Nummernkreise nutzt?
Stimme Dich vorab mit dem Steuerberater ab und nutze Option 1 (Import), damit ToolTime exakt die in DATEV geführten Nummern übernimmt.