Wie ist der DATEV Export aufgebaut?
Der DATEV Export enthält drei Dateien:
1 - Buchungsstapel (enthält alle Rechnungsdaten der ausgewählten Periode)
2 - Stammdaten (enthält alle Kundendaten)
3 - Zip-File Belege (enthält alle Rechnungen der ausgewählten Periode als PDF)
Die Debitorennummern
Die Debitorennummern müssen dem offiziellen Format von DATEV entsprechen und zwischen 10 000 und 999 000 liegen, daher legen wir bei ToolTime diese Nummern einmal standardmäßig fest. Jedem Kunden (Debitor) wird eine fixe Debitorennummer zugewiesen, die auch im DATEV Export auftaucht.
Wenn Du neu mit ToolTime startest und den DATEV Export verwendest, kannst Du Deine Debitorennummern einmal neu aufsetzen, entsprechend der automatischen Zuweisung von ToolTime. Das bedeutet den wenigsten Mehraufwand und ist bei einem Wechsel der Software üblich.
Alternative: Wenn Du unbedingt Deine bestehenden Debitorennummern mitnehmen möchtest, kannst Du diese in Feld “Kundennummer” in ToolTime hinterlegen. Diese Nummer wird immer in der Spalte “Beleginfo - Inhalt 1” mit aufgeführt. So lässt sich die Zuordnung in DATEV vornehmen.
Allerdings bedeutet das, dass jeder DATEV Export entsprechend manuell bearbeitet werden muss.
Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04
Es gibt zwei verschiedene Kontenrahmen, nach denen die Konten mit anderer Nummernfolge nummeriert werden. Welchen Kontenrahmen Du verwenden solltest, kann Dir Deine Steuerberatung / Buchhaltung sagen.
SKR03 | SKR04 |
gegliedert nach Geschäftsprozessen von Handel, Banken und Versicherungen | gegliedert nach dem Aufbau einer Bilanz
|
Einen neuen Steuersatz hinzufügen und DATEV Konto eintragen
Jedem existierenden Steuersatz in ToolTime ist standardmäßig das zugehörige und offiziell valide Konto in DATEV zugeordnet. Das Konto ist in Spalte “Konto” aufgelistet. Je nachdem welcher Kontenrahmen ausgewählt ist, besteht das zugehörige Konto aus anderen Zahlen, die so im DATEV Export aufgelistet sind. Typischerweise beginnen viele Konten in SKR 03 mit “8” und in SKR 04 mit “4”.
| SKR 03 | SKR 04 |
1) 19% | 8400 | 4400 |
2) 7% | 8300 | 4300 |
Wenn Du neue Kontennummern verwenden möchtest, kannst Du einen neuen Steuersatz hinzufügen und eine eigene Kontennummer für DATEV eintragen. Die wird dann so auch im Export aufgeführt.
Ausnahme: Abschlags- und Teilrechnungen
Bei Abschlags- und Teilrechnungen lässt sich kein individuelles Konto festlegen. Unabhängig vom Steuersatz werden diese Rechnungen immer mit den Konto “1593” (SKR 03) oder “1495” (SKR 04) aufgeführt. Das ist das Konto “Verrechnung erhaltene Anzahlungen”. Die Umbuchungen bei der Zahlung der Rechnungen müssen dann in DATEV vorgenommen werden. Da aktuell keine Zahlungen bei Abschlags- und Teilrechnungen hinterlegt werden können, können wir die Info der Zahlung auch nicht in den Export mit einbeziehen und entsprechend die Kontozuweisung verfeinern. Das wird aber bald möglich sein.