Wie ist der DATEV Export aufgebaut?
Der DATEV Export enthält drei Dateien:
1 - Buchungsstapel (enthält alle Rechnungsdaten der ausgewählten Periode)
2 - Stammdaten (enthält alle Kundendaten)
3 - Zip-File Belege (enthält alle Rechnungen der ausgewählten Periode als PDF)
Wichtig: Einrichtung der Debitorennummern vor dem ersten Export
Bevor du deinen ersten DATEV-Export in ToolTime startest, ist die einmalige Einrichtung der Debitorennummern zwingend erforderlich. Ohne diese Zuordnung können die Export-Dateien (Buchungsstapel, Stammdaten und Beleg-Zip) nicht korrekt von DATEV verarbeitet werden.
Das technische Format
Damit die Daten DATEV-konform sind, müssen die Nummern folgende Kriterien erfüllen:
Rein numerisch: Keine Buchstaben oder Sonderzeichen.
5-stellig: Exakt fünf Ziffern (z. B. 10001).
Nummernkreis: Für Debitoren (Kunden) zwischen 10.000 und 69.999.
Wähle eine der 3 Optionen zur Aktivierung:
Option 1: Automatisch zuweisen
Empfohlen, wenn du neu mit DATEV startest oder bisher keine Exporte gesendet hast. ToolTime vergibt jedem Kunden automatisch eine neue, eindeutige 5-stellige Nummer (startend bei 10.000).
Option 2: Kundennummern als Debitorennummern verwenden
Wähle dies, wenn deine bestehenden Kundennummern in ToolTime bereits dem 5-stelligen DATEV-Format entsprechen. Diese werden dann direkt als Debitorennummern übernommen.
Option 3: Aus DATEV importieren
Die beste Lösung, wenn dein Steuerberater bereits eine Liste mit Nummern führt. Du lädst eine CSV-Datei aus DATEV hoch und ToolTime matcht die Nummern automatisch mit deinen bestehenden Kunden.
💡 Wichtiger Hinweis: Kläre vorab mit deinem Steuerberater, ob mit individuellen Personenkonten oder Sammelkonten gearbeitet wird. Wenn keine Nummern verwendet werden, darf die Vergabe nicht aktiviert werden.
Eine detaillierte Anleitung zu den Spaltenformaten für den Import und der Aktivierung findest du hier:
👉 DATEV Debitoren- und Kreditorennummern einrichten und verwalten
Die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04
Es gibt zwei verschiedene Kontenrahmen, nach denen die Konten mit anderer Nummernfolge nummeriert werden. Welchen Kontenrahmen Du verwenden solltest, kann Dir Deine Steuerberatung / Buchhaltung sagen.
SKR03 | SKR04 |
gegliedert nach Geschäftsprozessen von Handel, Banken und Versicherungen | gegliedert nach dem Aufbau einer Bilanz
|
Einen neuen Steuersatz hinzufügen und DATEV Konto eintragen
Jedem existierenden Steuersatz in ToolTime ist standardmäßig das zugehörige und offiziell valide Konto in DATEV zugeordnet. Das Konto ist in Spalte “Konto” aufgelistet. Je nachdem welcher Kontenrahmen ausgewählt ist, besteht das zugehörige Konto aus anderen Zahlen, die so im DATEV Export aufgelistet sind. Typischerweise beginnen viele Konten in SKR 03 mit “8” und in SKR 04 mit “4”.
| SKR 03 | SKR 04 |
1) 19% | 8400 | 4400 |
2) 7% | 8300 | 4300 |
Wenn Du neue Kontennummern verwenden möchtest, kannst Du einen neuen Steuersatz hinzufügen und eine eigene Kontennummer für DATEV eintragen. Die wird dann so auch im Export aufgeführt.
Ausnahme: Abschlags- und Teilrechnungen
Bei Abschlags- und Teilrechnungen lässt sich kein individuelles Konto festlegen. Unabhängig vom Steuersatz werden diese Rechnungen immer mit den Konto “1593” (SKR 03) oder “1495” (SKR 04) aufgeführt. Das ist das Konto “Verrechnung erhaltene Anzahlungen”. Die Umbuchungen bei der Zahlung der Rechnungen müssen dann in DATEV vorgenommen werden.
Beachte: Diese Funktion steht nur Kunden mit dem Solo-, Team- oder Max-Paket zur Verfügung.