DATEV: Debitoren- und Kreditorennummern einrichten und verwalten

Warum Debitoren- und Kreditorennummern?

In der Buchhaltung wird klar zwischen Kunden und Lieferanten unterschieden:

Debitor (Kunde): Jemand, der Dir Geld schuldet (Forderungen). In DATEV liegen die Nummern typischerweise im Bereich 10000–69999.
Kreditor (Lieferant): Jemand, dem Du Geld schuldest (Verbindlichkeiten). Nummern typischerweise 70000–99999.

Diese Nummern dienen der eindeutigen Zuordnung von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung.

Dein Steuerberater kann damit Rechnungen und Buchungen eindeutig zuordnen. Damit der DATEV-Export aus ToolTime reibungslos funktioniert, sollten die Nummern in ToolTime mit den Nummern in DATEV übereinstimmen.

Wichtig:
Nicht jeder Steuerberater arbeitet mit individuellen Debitoren- und Kreditorennummern. Teilweise erfolgt die Buchung über Sammeldebitoren oder direkt auf Sachkonten. Vor der Einrichtung empfiehlt sich daher eine kurze Abstimmung mit dem Steuerberater.

Nummernformat in ToolTime

In ToolTime werden Debitoren- und Kreditorennummern:

5-stellig
rein numerisch
innerhalb der üblichen DATEV-Nummernkreise geführt.

Neue Nummern werden automatisch im vorgesehenen Bereich vergeben und bleiben eindeutig.

Festlegen der Debitoren- und Kreditorennummern

Um festzulegen, wie Deine Debitoren- und Kreditorennummern für bestehende und zukünftige Kunden und Lieferanten vergeben werden sollen:

Öffne Einstellungen → Angebote & Rechnungen und gehe zum Bereich „Debitoren- und Kreditorennummern“.
Wähle "Aktivieren".

3. Wähle eins der folgenden Optionen:

Option 1: Automatisch zuweisen
Option 2: Kundennummern als Debitorennummern verwenden
Option 3: Aus DATEV importieren

Welche Option ist die richtige?

Situation	Empfohlene Option
Du startest neu mit ToolTime und migrierst alle Kundendaten	Kundendatenimport über Support oder aus DATEV importieren
In DATEV existieren bereits Debitoren und Kreditoren, die nicht aus ToolTime übernommen wurden	Aus DATEV importieren
Es wurde noch nie ein DATEV-Export durchgeführt	Neu zuweisen
Kundennummern sind bereits im Debitorennummernformat angelegt	Kundennummern als Debitorennummern verwenden
Du hast in der Vergangenheit den manuellen DATEV-Export aus ToolTime mit den zugehörigen Debitorennummern verwendet	Neu zuweisen
In DATEV werden keine Debitoren- und Kreditorennummern verwendet	Nummernvergabe nicht aktivieren

Option 1: Automatisch zuweisen

Wähle diese Option, wenn Du komplett neu mit DATEV startest und bisher noch keine Exporte an den Steuerberater gesendet hast, oder wenn Dein Steuerberater mit den Debitorennummern aus dem manuellen DATEV-Export arbeitet.

Was passiert: Jeder Kunde, der noch keine Debitorennummer eingetragen hat, erhält von uns eine neue, eindeutige Nummer im DATEV-Format zugewiesen.
Aktivieren: Bestätige mit „Aktivieren“. ToolTime weist allen bestehenden Kunden und Lieferanten neue, fortlaufende Nummern zu. Dabei starten wir bei der höchsten Nummer, die du aktuell vergeben hast. Wenn noch keine Debitorennummern im System existieren, startet die Vergabe bei 10000. Für Kreditoren beginnt die Vergabe bei 70000.
Erfolgsmeldung: „Die Erstellung der Debitoren- oder Kreditorennummer war erfolgreich.“

Option 2: Kundennummern als Debitorennummern verwenden

Bei dieser Option werden bestehende Kundennummern als Debitorennummern übernommen, sofern diese den Format-Vorgaben von DATEV entsprechen.

Kreditorennummern werden automatisch vergeben.

Alle Kunden, bei denen die Kundennummer nicht den Vorgaben entspricht, erhalten keine Debitorennummer, hier kann bei Bedarf manuell eine Nummer vergeben werden, oder nachrträgliche die Option "Neu zuweisen" gewählt werden.

Für diese Option muss die nächste zu vergebende Kundennummer im DATEV-Format sein und die automatische Vergabe aktiviert. Dann erhalten alle Kunden, die Du in Zukunft erstellst, die gleiche Kundennummer und Debitorennummer.

Option 3: Aus DATEV importieren

Nutze diese Option, wenn Du bereits mit DATEV arbeitest und Dein Steuerberater Debitoren‑/Kreditorennummern pflegt und nicht mit den Kundennummern aus dem manuellen DATEV- Export in ToolTime arbeitet.

Liste beim Steuerberater anfordern
Bitte Deinen Steuerberater um einen Export der Stammdaten (Kunden und Lieferanten). Überführe beide Auszüge in eine CSV-Datei mit folgenden Spalten:
Pflichtspalten
- Konto
- Adressattyp (z. B. Unternehmen oder natürl. Person)
- Name (bei Adressattyp Unternehmen)
- Name (bei Adressattyp natürl. Person)
- Vorname (bei Adressattyp natürl. Person)
Optionale Spalten
- E-Mail
- Postleitzahl
Tipp: Halte die Spaltenüberschriften exakt wie oben angegeben, damit die Prüfung erfolgreich ist.
CSV-Datei hochladen
Klicke auf „Datei hochladen“ und wähle Deine CSV.
Prüfung der Datei
Nach dem Upload prüft ToolTime die Struktur und Inhalte.
Der Import funktioniert nur, wenn der Datensatz vollständig und korrekt formatiert ist.
Insbesondere müssen Adressattyp, Pflichtfelder und Nummernkreise korrekt hinterlegt sein. Die Verantwortung für saubere und korrekte Daten liegt dabei beim Kunden. Unser System kann nur Debitoren- und Kreditorennummern zuordnen, die exact zum Datensatz in ToolTime passen.
Wenn Duplikate in der Datei enthalten sind, wird pro Eintrag die jeweils neueste Debitoren- oder Kreditorennummer berücksichtigt.
Der Button „Aktivieren“ bleibt bis zur erfolgreichen Prüfung deaktiviert.
Upload erfolgreich
Du siehst Dateiname und eine Zusammenfassung, z. B.:
„enthält X Debitorennummern und Y Kreditorennummern“.
Aktivieren
Klicke auf „Aktivieren“, um die Zuweisung zu starten.
Nach Abschluss erhältst Du eine Bestätigung, z. B.:
„{X} von {Y} Debitorennummern und {X} von {Y} Kreditorennummern erfolgreich zugewiesen“.

Alle Kunden und Lieferanten, denen keine Debitoren- oder Kreditorennummer aus der Datei zugeordnet werden konnten, erhalten eine neue fortlaufende Nummer. Dabei startet die Vergabe immer bei der höchsten existierenden Nummer.

Weitere Möglichkeit: Kundendatenimport über Support

Im Rahmen eines vollständigen Kundendatenimports können Debitorennummern ebenfalls übernommen werden.

Diese Vorgehensweise ist besonders sinnvoll bei:

Neuimplementierungen
Systemwechseln
größeren Datenmigrationen

Dafür benötigst Du einen Export Deiner Kundendaten, den Du im Bereich Datenexport erstellen kannst. In diese Tabelle kannst Du die Debitorennummern eintragen und die Datei anschließend an unseren Kundenservice schicken. Dieser importiert die Daten für Dich.

Wichtig:
Diese Option ist nur verfügbar, wenn Deine Kunden bereits Kundennummern zugewiesen haben.