Im Einstellungsbereich kannst Du Deinen ToolTime Account nach Deinen Bedürfnissen einrichten. Hier kannst Du alles für Deine Rechnungslegung und Kommunikation einstellen sowie Texte und Layout bearbeiten.

Rechnungs- und Angebotsnummern werden in ToolTime automatisch vergeben, sobald ein Angebot oder eine Rechnung fertiggestellt wird. Die Startziffer (z.B. R-2023-001) des Nummernkreises kannst Du hier selbst vergeben. Diese ist anschließend fortlaufend.

Die automatische Kundennummernvergabe kann von Dir jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden. Wie bei Angebots- und Rechnungsnummer kannst Du auch hier selbst über das Format entscheiden.

Die Startziffer (z.B. R-2023-001) des Nummernkreises kannst Du hier selbst vergeben. Diese ist anschließend fortlaufend.

Bei der Definition des Präfix hast Du alle Möglichkeiten. Empfohlene Formate sind beispielsweise für Angebote A oder A-2023 und für Rechnungen R oder R-2023.

Im Feld "Beginnt bei" kannst Du die Nummer festlegen, mit der gestartet werden soll. Diese muss numerisch sein und kann beliebig viele Stellen haben. Wenn Du z.B. 0001 wählst, wird diese wie folgt hochgezählt: 0001, 0002, …0010 etc.

Unter Nächste Angebots- bzw. Rechnungs- bzw. Kundennummer siehst Du, welche Nummer als nächste vergeben wird, basierend auf Deiner aktuellen Eingabe.

Dein Format (Präfix + Nummer) kannst Du individuell bestimmen. Stimme Dich dazu bitte mit Deinem Steuerberater ab. Es ist nicht möglich, eine Angebots- oder Rechnungsnummer doppelt zu vergeben.
Wird eine Kundennummer doppelt vergeben, so erhälst Du einen Hinweis. Du kannst aber selbst entscheiden, ob du die Nummer noch einmal verwenden möchtest.

In diesem Bereich kannst Du die Standardeinstellungen für Zahlungsziele in Deinen Rechnungen und Angeboten vornehmen. Wähle zwischen:

oder gib ein benutzerdefiniertes Zahlungsziel ein. In der Vorschau siehst Du wie Dein Zahlungsziel in den jeweiligen Dokumenten angezeigt wird.

Trotz der hier möglichen Standardeinstellungen, kannst Du das Zahlungsziel auch individuell im Angebots- oder Rechnungsentwurf anpassen.

Hier kannst Du nachlesen welchen Einfluss das Zahlungsziel auf den Rechnungsstatus hat.

Hier kannst Du festlegen, in welchen Angeboten und Rechnungen Du den Hinweis zum Lohnkostenanteil anzeigen möchtest. Auf Rechnungen für Privatkunden ist der Hinweis gesetzlich vorgeschrieben. In den einzelnen Angeboten und Rechnungen kannst Du den Hinweis individuell ein- oder ausblenden.

Im Bereich Steuersätze kannst Du die Steuersätze und zugehörigen Paragraphen hinzufügen und bearbeiten, die Du für die Erstellung deiner Rechnungen und Angebote benötigst. Steuersätze, die Du nicht angezeigt bekommen möchtest, kannst Du hier entfernen.

Hier kannst Du Dein Logo oben links, mittig oder rechts in drei verschiedenen Größen platzieren. Bitte beachte, dass die Größe dabei 0,4 MB nicht überschreiten darf und das Logo im PNG oder JPG Dateiformat vorliegen muss.

Ein Briefkopf erstreckt sich im Gegensatz zum Logo über die gesamte Breite des Layouts, sodass mehr Raum für Gestaltung oder Informationen vorhanden ist. Bitte beachte, dass Deine Adresse sowie Deine Kontaktdaten bereits fix in unserem Layout verankert sind und Du diese Informationen nicht im Briefkopf berücksichtigen musst. Die Größe des Briefkopfes muss genau 2434 × 242 pxl betragen. Du brauchst keinen weißen Rand links und rechts zu berücksichtigen, die Datei kann direkt mit Text oder Bildern abschließen, so ist der Briefkopf mit dem Text darunter bündig.

Dein komplettes Briefpapier, sprich ein Layout, welches sich über das gesamte Dokument ausbreitet, kannst Du momentan noch nicht hinterlegen. Du hast aber die Möglichkeit Fußzeile, Logo und Absenderzeile auszublenden, sodass Du mit ToolTime erstellte Dokumente auf Deinem Briefpapier drucken kannst. Beachte hierbei jedoch, dass sich Dein Layout nicht mit unserem überschneiden sollte.

Hier kannst Du jeweils für Einleitungs- und Schlusstexte, sowie Angebote und Rechnungen beliebig viele Vorlagen hinterlegen.

Wähle "Vorlage hinzufügen" und gib dann den Titel ein. Die neue Vorlage erscheint nun im linken Bereich in der Liste der Vorlagen. Im Textfeld rechts daneben kannst Du nun den gewünschten Text eingeben.

Über die drei Aktionspunkte kannst Du die jeweilige Vorlage löschen oder den Titel bearbeiten.

Die bereits hinterlegte Standardvorlage mit dem von uns voreingestellten Standardtext kannst Du nicht löschen. Du hast jedoch die Möglichkeit Titel und Text anzupassen.

Unter dem Reiter Schlusstext kannst Du zudem bestimmen, ob der Hinweis zur Aufbewahrungspflicht für Privatkunden angezeigt werden soll.

Im unteren Teil des Bereichs "Texte & Layout" kannst Du Deine Unternehmensdetails bearbeiten. Bitte fülle diesen Bereich mit allen notwendigen Informationen. Diese werden für die Erstellung verschiedener Dokumente wie bspw. Mahnschreiben verwendet und sind rechtlich relevant.

Wähle zwischen der Standard-Fußzeile mit drei fixen Spalten oder der individuellen Fußzeile mit 1 bis 4 Spalten.

Entscheidest Du dich für die Standard-Fußzeile werden alle Informationen automatisch aus Deinen Unternehmensdetails übernommen. Prüfe über die Vorschau wie Deine Daten in der Standard Fußzeile abgebildet werden.

Mit der individuellen Fußzeile kannst Du jede Spalte mit einer eigenen Überschrift versehen und bis zu 6 Zeilen pro Spalte hinzufügen. Außerdem hast Du die Möglichkeit den Text in den Spalten links- oder rechtsbündig, sowie zentriert anzuordnen. Prüfe über die Vorschau wie Deine Daten in der individuellen Fußzeile abgebildet werden.

Bitte sorge dafür, dass alle Zeilen sichtbar sind. Wenn der Text zu lang wird, wird er versteckt.

Falls Du alle Dokumente auf Dein eigenes Briefpapier drucken willst und dieses bereits eine Fußzeile enthält, kannst Du die Fußzeile oben rechts auch komplett ausblenden.

Welche Einstellungen Du im Vorfeld vornehmen musst, wenn Du Dokumente direkt aus ToolTime per Mail an Deine Kunden versenden möchtest, erfährst Du hier.

Wenn Du Terminbenachrichtigungen per SMS an Deine Kunden senden möchtest, kannst Du im unteren Teil des Kommunikationsbereiches den Text der SMS anpassen. Die Informationen zum Termin werden automatisch übernommen. Den übrigen Text kannst Du hier festlegen. Dabei darf der Text maximal 160 Zeichen umfassen.