Du kannst alle mit ToolTime erstellten Dokumente direkt per Mail an Deine Kunden senden, ohne diese vorher herunterladen oder ein Email Programm öffnen zu müssen. So kannst Du auch neben dem Dokument sehen, wann dieses dem Kunden zugestellt wurde.

Bevor Du E-Mails aus ToolTime versenden kannst, passe bitte Deine E-Mail-Einstellungen in den Einstellungen im Bereich "Kommunikation" an.

Du hast die Möglichkeit eine Standard-Antwortadresse zu hinterlegen, an die alle Antworten der Kunden gesendet werden - dies ist normalerweise die E-Mail Adresse Deiner Firma. Als Absender sehen Deine Kunden automatisch Deinen Firmennamen.

Du kannst verschiedene Vorlagen frei gestalten und speichern. Du kannst jeweils eine Vorlage für jedes Dokument hinterlegen.

Um die Zusammenstellung einer möglichst aussagekräftigen Nachricht zu unterstützen, kannst Du dabei aus verschiedenen Variablen auswählen. Diese werden in der Live-Vorschau als Beispieldaten angezeigt und passen sich dann in der E-Mail jeweils dem zu versendendem Dokument an.
Bei Bedarf kannst du jede Vorlage wieder auf die Standardvorlage zurücksetzen.

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Zurzeit kannst Du folgende Dokumente aus ToolTime versenden:

Klicke dafür in der jeweiligen Dokumentenansicht auf das E-Mail Symbol oben rechts oder in den Listenansichten auf das 3-Punkte-Menü und wähle dort "Per E-Mail senden" aus.
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Du hast die Möglichkeit den Betreff, den Empfänger und den Inhalt der Nachricht anzupassen.

Du kannst außerdem entscheiden, ob Du eine Kopie der E-Mail an Dich selbst senden möchtest. Dies ist zu empfehlen, falls Du im Nachhinein noch nachverfolgen willst, was genau der (von Dir ggf. personalisierte) Inhalt der E-Mail war.

Abschließend klickst Du auf “Senden”, um das Dokument an Deine Kunden zu verschicken. Du erhältst im Anschluss eine kleine Nachricht, ob das Senden erfolgreich war und siehst auf der rechten Seite des Dokuments eine Information, wann die E-Mail an wen versendet wurde.