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FAQ - ToolTime Pay

Hier findest Du die Antworten zu den häufigsten Kundenanfragen zu ToolTime Pay.

Vor über einer Woche aktualisiert


Verifizierung & Einrichtung


Was benötige ich für die Verifizierung?

Da ToolTime Pay ein Finanzprodukt ist, musst Du Dich einmalig bei unserem Zahlungsdienstleister Adyen verifizieren. Adyen ist eine als Kreditinstitut regulierte europäische Bank und unterliegt strengen Sicherheitsvorgaben.

Für die Einrichtung von ToolTime Pay werden folgende Daten benötigt:

Allgemeine Firmendaten

  • Firmenname

  • Adresse

  • Kontaktinformationen

Geschäftsführer / wirtschaftlich Berechtigte

  • vollständige persönliche Angaben

  • Ausweisdokument

Bei juristischen Personen zusätzlich:

  • Handelsregisterauszug

  • Firmensteuernummer (zusätzlich zur persönlichen Steuer-ID)

Bei Einzelunternehmen:

  • persönliche Steueridentifikationsnummer

Bankverbindung:

  • IBAN

  • Kontoinhaber

  • aktueller Kontoauszug (für Adyen-Verifizierung)


Warum müssen diese Daten angegeben werden?

Adyen ist gesetzlich verpflichtet, Identität, Eigentumsverhältnisse und Bankverbindung zu prüfen (KYC/Anti‑Geldwäsche). Nur so können Zahlungen sicher abgewickelt und Auszahlungen rechtlich korrekt vorgenommen werden.


Wie lange dauert meine Verifizierung?

Nach erfolgreicher Eingabe Deiner Daten bekommst du in der Regel nach 10 Minuten die Bestätigung der erfolgreichen Verifizierung, sodass du direkt mit ToolTime Pay loslegen kannst. In Ausnahmefällen dauert die Verifizierung maximal 1-2 Werktage. Du kannst in dieser Zeit weiterhin wie gewohnt normal Rechnungen erstellen


Zahlungen


Wie funktioniert die automatische Zuweisung der Zahlungen zu meinen Rechnungen?

Für die automatische Zuordnung ist entscheidend, dass Deine Kunden im Verwendungszweck der Überweisung die Rechnungsnummer angeben. So kann ToolTime Pay die Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zuordnen.

Wenn der Verwendungszweck unvollständig ist oder keine Rechnungsnummer enthält, ist das kein Problem: Die Zahlung erscheint trotzdem in Deiner ToolTime-Pay-Übersicht. Du kannst sie dort manuell einem Kunden und einer oder mehreren Rechnungen zuweisen. Der von Deinen Kunden eingegebene Verwendungszweck wird 1:1 übernommen, damit Du genau siehst, was eingetragen wurde.

Perspektivisch wird die automatische Zuordnung um weitere Kriterien (z. B. Betrag, Zahlername) erweitert, damit auch Zahlungen ohne Rechnungsnummer noch besser erkannt werden.


Wie lange ist der Zahlungslink gültig?

Der Zahlungslink ist zwei Monate gültig. Danach gilt er als abgelaufen.
Verschickst Du die Rechnung erneut per E‑Mail aus ToolTime, wird automatisch ein neuer, gültiger Zahlungslink erzeugt und versendet.


Wie kann ich einen Zahlungslink erneut versenden und was passiert mit dem alten?

Sobald Du eine Rechnung erneut per E‑Mail aus ToolTime verschickst, erzeugt das System einen neuen Zahlungslink.
Der vorherige Link für diese Rechnung wird automatisch ungültig und kann nicht mehr verwendet werden.


Was passiert, wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist?

Wenn eine Zahlung (z. B. Kartenzahlung) fehlschlägt, wende Dich bitte an unseren Kundensupport.
Wir prüfen die Ursache (z. B. abgelaufene Karte, fehlende Deckung, Ablehnung durch die Bank des Kunden) und stimmen mit Dir das weitere Vorgehen ab.


Was passiert, wenn mein Kunde nicht innerhalb des Zahlungsziels bezahlt?


Zahlt Dein Kunde nicht innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels, erhält die Rechnung automatisch den Status „Überfällig“.

Mit ToolTime Pay steht Dir zusätzlich eine eigene Übersicht für überfällige Rechnungen und den Mahnstatus zur Verfügung. Aktivierst Du das automatische Mahnwesen, versendet ToolTime – je nach Deinen Einstellungen – automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben per E‑Mail.

Die wichtigsten Einstellungen nimmst Du unter:

Einstellungen → ToolTime Pay → Mahnwesen

Dort legst Du u. a. fest:

  • Standard-Zahlungsfristen

  • wann Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt werden

  • ob und in welcher Höhe Mahngebühren erhoben werden

  • ob ein Kulanzzeitraum berücksichtigt werden soll

Details findest Du im Artikel:
👉 Automatisches Mahnwesen mit ToolTime Pay


Was passiert, wenn Kunden die Rechnung nicht über den Zahlungslink begleichen?


Hier musst Du zwischen zwei Fällen unterscheiden:

  1. Zahlung auf die ToolTime-Pay-IBAN (ohne Nutzung des Links)
    Zahlt Dein Kunde per normaler Überweisung auf die IBAN, die auf Deiner ToolTime-Pay-Rechnung steht, läuft die Zahlung trotzdem über ToolTime Pay.
    Sie erscheint in Deiner ToolTime-Pay-Übersicht und wird – wenn die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht – automatisch zugeordnet.

  2. Zahlung auf Deine „alte“ Bankverbindung außerhalb von ToolTime Pay
    Nutzt der Kunde eine andere IBAN (z. B. eine frühere Firmen-IBAN auf alten Rechnungen), sieht ToolTime diesen Zahlungseingang nicht automatisch.
    In diesem Fall trägst Du die Zahlung wie gewohnt manuell in der Rechnung ein – für solche Zahlungen fallen keine ToolTime-Pay-Gebühren an.


Was passiert, wenn Kunden nur einen Teil der Rechnung begleichen?

  • Bei Kartenzahlungen über den Zahlungslink wird immer der volle Rechnungsbetrag eingezogen. Teilzahlungen per Karte sind aktuell nicht vorgesehen.

  • Bei Banküberweisungen kann Dein Kunde auch einen Teilbetrag überweisen. Dieser wird dem offenen Rechnungsbetrag gutgeschrieben.

Die Rechnung gilt erst dann als „Bezahlt“, wenn der gesamte Rechnungsbetrag (ggf. abzüglich gewährten Skontos) erfasst ist. Restbeträge kannst Du z. B. als weitere Überweisung oder Barzahlung in der Rechnung hinterlegen.


Ich habe viele Geschäftskunden, die den QR-Code nicht nutzen, was passiert dann?

Viele Geschäftskunden arbeiten mit festen Prozessen in ihrer Buchhaltung und geben Überweisungen direkt im Online-Banking ein – ohne QR-Code. Das ist kein Problem.

Wichtig ist:

  • Deine Kunden sollten im Verwendungszweck immer die Rechnungsnummer angeben, damit die Zahlung eindeutig zugeordnet werden kann.

  • Bitte weise Deine Geschäftskunden darauf hin, für Überweisungen die IBAN aus der Fußzeile Deiner ToolTime-Pay-Rechnungen zu verwenden. So erscheinen die Zahlungen in Deiner ToolTime-Pay-Übersicht und können automatisch zugeordnet werden.


Wie gehe ich damit um, wenn Kunden mit Bargeld bezahlen?

Barzahlungen kannst Du weiterhin wie gewohnt direkt in der Rechnung als Zahlung erfassen (z. B. Zahlungsart „Bar“).

Die Rechnung wird damit in ToolTime als bezahlt markiert. Die Zahlung selbst erscheint jedoch nicht in der ToolTime-Pay-Transaktionsliste, da sie außerhalb von ToolTime Pay erfolgt.


Wie verhält sich ToolTime Pay mit Skonto?

Skonto kannst Du auch in Verbindung mit ToolTime Pay ganz normal nutzen.

  • Hinterlege das Skonto im Rechnungsentwurf im entsprechenden Skonto-Feld (Prozentsatz und Zeitraum). ToolTime berechnet den zu zahlenden Betrag automatisch und weist diesen zusammen mit dem Zahlungsziel auf der Rechnung aus.

  • Zahlt Dein Kunde innerhalb des Skontozeitraums den reduzierten Betrag, gilt die Rechnung als beglichen.

Das gilt unabhängig davon, ob Dein Kunde per Karte oder per Überweisung (inkl. QR‑Code) zahlt.


Kann eine Teil- / Abschlagsrechnung über ToolTime Pay erstellt werden?

Ja. Du kannst Teil- und Abschlagsrechnungen wie gewohnt in ToolTime erstellen und über ToolTime Pay bezahlen lassen – die Erstellung unterscheidet sich nicht von „normalen“ Rechnungen.

  • Die Erstellung selbst erfolgt wie im Artikel zu Abschlags- bzw. Teilrechnungen beschrieben.

  • Für diese Rechnungen stehen Dir sowohl Banküberweisung (inkl. QR‑Code) als auch Kartenzahlungen zur Verfügung.

  • Zahlt ein Kunde außerhalb von ToolTime Pay (z. B. auf Dein altes Geschäftskonto), kannst Du die Rechnung jederzeit manuell als bezahlt markieren.


Wie kann ich die Gebühren bei Kreditkartenzahlungen begrenzen?

In Deinen Einstellungen findest Du unter Einstellungen → Rechnungslegung → Zahlungen das Feld „Limit für Kreditkartenzahlungen“.

  • Standardmäßig liegt dieses Limit bei 2.000 €.

  • Du kannst es z. B. auf 1.000 € senken, wenn Du höhere Beträge nicht per Karte annehmen möchtest.

Einige Betriebe legen die anfallenden Gebühren bei Kartenzahlungen über eine zusätzliche Position auf die Kundenrechnung um.


Auszahlungen


Wann erhalte ich meine Auszahlungen?

Sobald eine Zahlung über ToolTime Pay erfolgreich eingegangen und freigegeben ist, wird sie automatisch auf Dein hinterlegtes Bankkonto weitergeleitet. In der Regel erfolgt die Auszahlung tagesaktuell und oft innerhalb kurzer Zeit, nachdem der Betrag auf Deinem ToolTime-Pay-Konto verbucht wurde.

Die tatsächliche Gutschrift auf Deinem Konto hängt von den Buchungszeiten Deiner Bank ab. Fällt eine Auszahlung z. B. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, kann sich die Gutschrift bis zum nächsten Bankarbeitstag verzögern.


Wie oft erhalte ich Auszahlungen auf mein Konto?


In den ToolTime-Pay-Einstellungen kannst Du festlegen, ob:

  • alle Zahlungen in einer täglichen Sammelüberweisung gebündelt werden oder

  • jede Zahlung als separate Überweisung auf Dein Konto ausgezahlt wird.

Einzelne Überweisungen erleichtern häufig die Zuordnung in der Buchhaltung, weil pro Auszahlung direkt ersichtlich ist, zu welcher Rechnung sie gehört.


Stehen bei den Auszahlungen die Rechnungsnummern dabei? Oder wie erkenne ich, um welche Rechnung es sich handelt?

Wenn Deine Kunden die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Zahlung korrekt angeben und die Zahlung eindeutig zugeordnet werden kann, übergeben wir diese Rechnungsnummer auch in der Auszahlung an Dich. Zusätzlich hat jede Auszahlung eine eigene Referenznummer.

In ToolTime kannst Du im Reiter „Auszahlungen“ jede Auszahlung öffnen und siehst dort u. a.:

  • zugehörige Rechnung

  • zugehörigen Kunden

  • verwendete Zahlungsart

So kannst Du jede Auszahlung eindeutig nachvollziehen.


Wer kann alles den Reiter “Auszahlungen” einsehen?

Den Reiter „Auszahlungen“ können der Inhaber und alle Büromitarbeiter sehen, sobald ToolTime Pay für Euren Account eingerichtet und aktiviert wurde.

Handwerker (reine App-Nutzer) haben keinen Zugriff auf diesen Bereich in der Webversion von ToolTime.


Stornierungen

Was ist, wenn ich eine Rechnung stornieren muss?

Der Stornierungsvorgang in ToolTime ist grundsätzlich gleich – unabhängig davon, ob die Rechnung über ToolTime Pay oder über klassische Wege bezahlt wurde:

  1. Du stornierst die Rechnung in ToolTime.

  2. ToolTime erzeugt automatisch eine Stornorechnung (Gutschrift) zur ursprünglichen Rechnung.

  3. In Deiner Buchhaltung wird so die offene Forderung ausgeglichen.

Wurde die ursprüngliche Rechnung bereits über ToolTime Pay bezahlt, läuft die Rückzahlung an Deinen Kunden aktuell nicht automatisch über ToolTime Pay. Stattdessen gehst Du wie folgt vor:

  1. Rechnung in ToolTime stornieren.

  2. Das Guthaben im Kundenkonto bzw. in Deiner Buchhaltung entsprechend ausbuchen.

  3. Den Betrag manuell per Banküberweisung an Deinen Kunden zurückzahlen.

Eine eigene „Rückerstattungs“-Funktion innerhalb von ToolTime Pay gibt es derzeit nicht.

Achtung: Die Gebühren werden nicht zurückerstattet.


Rückerstattungen


Fallen bei Rückerstattungen erneut Gebühren an?

Nein, es fallen keine neuen Gebühren an.


Was passiert mit den abgezogenen Gebühren, wenn eine Rechnung storniert wird und ich die Summe zurückerstatten muss?

Die Gebühren werden nicht an Dich zurückerstattet. Aber Du kannst sie ggf. über eine neue Rechnung Deinem Kunden in Rechnung stellen.


Mahnwesen


Wie funktioniert das erweiterte Mahnwesen mit ToolTime Pay?

Mit dem automatischen Mahnwesen sparst Du Dir viel manuellen Aufwand bei säumigen Kunden:
Abhängig von Deinen Voreinstellungen übernimmt ToolTime den Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für Rechnungen, die per E‑Mail aus ToolTime versendet wurden und für die ToolTime Pay aktiviert ist.

Die wichtigsten Punkte:

  • Unter Einstellungen → ToolTime Pay → Mahnwesen legst Du fest:

    • Standard-Zahlungsfristen

    • wann Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschickt werden

    • ob und in welcher Höhe Mahngebühren erhoben werden sollen

    • optional einen Kulanzzeitraum

  • Über einen Schieberegler aktivierst Du den automatischen Versand der Mahnschreiben per E‑Mail.

  • Vor jedem Rechnungsversand und in jeder Mahnstufe kannst Du den automatischen Versand für einzelne Rechnungen deaktivieren oder anpassen.

  • Im Reiter „Mahnungen“ behältst Du jederzeit den Überblick über alle Rechnungen im Mahnprozess.

Ausführliche Infos mit Screenshots findest Du im Artikel:
👉 Automatisches Mahnwesen mit ToolTime Pay


Allgemein


Wie kann ich meine ToolTime Pay Transaktionen an meine Buchhaltung / Steuerberatung übermitteln?

Die Zahlungen kommen wie gewohnt auf Deinem Konto an und im Verwendungszweck weisen wir die Rechnungsnummer aus, falls die Zahlung eindeutig zugewiesen werden konnte. Hat Dein Kunde eine Sammelüberweisung für mehrere Rechnungen getätigt und die Rechnungsnummern korrekt im Verwendungszweck angegeben, dann übergeben wir diese ebenso an Dich. ​

Zudem haben wir über den Reiter 'Datenexport' einen Export zu ‘ToolTime Pay Transaktionen’ spezifisch für die Anforderungen Deiner Buchhaltung / Steuerberatung gebaut. Dieser enthält detailliert alle Informationen zum überwiesenen Betrag, Verwendungszweck der Überweisung, der zugeordneten Rechnung, dem zugeordneten Kunden und der Gebühr pro Transaktion. ​

Wir empfehlen Dir diesen Export einmal monatlich an Deine Buchhaltung / Steuerberatung zu schicken. Für die Buchhaltung wird außerdem das Mahnwesen deutlich beschleunigt, da kein Abgleich mit dem Bankkonto mehr erfolgen muss.


Muss ich für alle Kunden / Rechnungen ToolTime Pay nutzen?

Der Vorteil von ToolTime Pay ist, dass man einen Überblick über alle Zahlungsströme hat und auf einen Blick sehen kann, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Wenn man TT Pay an- und ausstellen würde, dann könnten wir diesen Überblick nicht geben und der Mehrwert wäre nicht gegeben. Wenn Du Probleme mit ToolTime Pay hast, dann kontaktiere gerne wie gewohnt unser Serviceteam, das Dir jederzeit kostenlos zur Verfügung steht.


Lässt sich ToolTime Pay wieder ausstellen?

Die Nutzung von ToolTime Pay ist an keine Mindestlaufzeit gebunden.
Wenn ToolTime Pay für Deinen Betrieb nicht (mehr) passend ist, kannst Du Dich jederzeit an unser Serviceteam wenden. Wir prüfen dann gemeinsam mit Dir, ob und wie ToolTime Pay für Deinen Account deaktiviert werden kann.

Bitte beachte: Es ist nicht möglich, ToolTime Pay nur für einzelne Rechnungen zu aktivieren oder zu deaktivieren – die Einstellung gilt immer für Deinen gesamten Account.


In welchen Ländern ist ToolTime Pay verfügbar?

Momentan ist die ToolTime Pay Funktion nur in Deutschland verfügbar.


Sicherheit und Datenschutz bei ToolTime Pay


Die Sicherheit Deiner Daten und die Zuverlässigkeit Deiner Zahlungsprozesse haben für uns bei ToolTime oberste Priorität. Wir möchten Dir transparent aufzeigen, welche Maßnahmen wir ergreifen, um ToolTime Pay zu einer sicheren und vertrauenswürdigen Zahlungslösung für Deinen Handwerksbetrieb zu machen.

Das Fundament: Sicherheit auf Bankenniveau durch unseren Partner Adyen

Für die gesamte Zahlungsabwicklung von ToolTime Pay arbeiten wir mit Adyen zusammen, einer weltweit führenden Finanztechnologie-Plattform. Der entscheidende Punkt für Ihre Sicherheit ist: Adyen ist eine voll lizenzierte und als Kreditinstitut regulierte europäische Bank.

Diese Tatsache garantiert, dass Adyen und somit auch ToolTime Pay den strengsten Sicherheits-, Regulierungs- und Compliance-Anforderungen der Finanzbranche unterliegen. Diese Standards bilden das sichere Fundament für alle Ihre Transaktionen.

Konkrete Schutzmaßnahmen für Ihre Sicherheit

Unsere Partnerplattform nutzt eine mehrschichtige Sicherheitsarchitektur, wie sie im Bankensektor üblich ist, um Dich vor vielfältigen Bedrohungen zu schützen.

  • Verschlüsselung nach höchsten Standards Sensible Zahlungsdaten werden durchgängig über sichere Verbindungen (SSL) verschlüsselt. Ein wichtiger Punkt für Dich: Wir als ToolTime erhalten zu keinem Zeitpunkt Zugriff auf oder Einsicht in vollständige Kreditkarteninformationen.

  • Schutz vor Phishing und Social Engineering Wir haben klare Kommunikationsrichtlinien. Weder ToolTime noch Adyen werden Dich jemals per E-Mail auffordern, sensible Daten wie Passwörter oder vollständige Bankinformationen preiszugeben.

  • Sicherheit vor Kontoübernahmen Dein Konto ist mehrfach geschützt. Starke Authentifizierungsmechanismen und eine kontinuierliche Überwachung auf verdächtige Aktivitäten sind Standard. Entscheidend ist zudem: Über ToolTime Pay können keine Überweisungen an fremde Konten getätigt werden. Du verknüpfst Dein Bankkonto ausschließlich für den Empfang von Zahlungen. Zusätzlich erhöht die EU-Regulierung „Verification of Payee“ (ab 07.10.2025) die Sicherheit, indem sie sicherstellt, dass Zahlungen nur ausgeführt werden, wenn IBAN und der Name des Kontoinhabers exakt übereinstimmen.

  • Abwehr von technischen Angriffen Die Infrastruktur von Adyen ist darauf ausgelegt, Angriffe wie DDoS, Man-in-the-Middle oder API-Angriffe proaktiv zu erkennen und abzuwehren. Dies wird durch fortlaufende Scans, Firewalls und intelligente Betrugserkennungssysteme (Fraud Detection) in Echtzeit gewährleistet.

Regulatorische Sicherheit und Datenschutz (DSGVO)

Die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben ist für uns ein zentraler Aspekt.

  • Zertifizierungen (PCI-DSS, ISO 27001, SOC2) Unser Partner Adyen ist nach dem höchsten Standard der Kartenindustrie, PCI-DSS Level 1, zertifiziert. Weitere wichtige Zertifizierungen wie ISO 27001 und regelmäßige Prüfungen nach SOC 1 und SOC 2 durch unabhängige Dritte bestätigen die Wirksamkeit der Sicherheitskontrollen.

  • DSGVO-Konformität Als europäische Bank unterliegt Adyen vollständig der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle Zahlungsdaten werden ausschließlich an hochsicheren Standorten innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Im Rahmen unserer Zusammenarbeit schließt Du mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der die datenschutzkonforme Verarbeitung Deiner Daten detailliert regelt.

Betriebliche Stabilität und Haftung

  • Ausfallsicherheit: Die Plattform von Adyen ist auf maximale Verfügbarkeit ausgelegt. Durch eine geo-redundante Infrastruktur, bei der Systeme an mehreren Standorten parallel betrieben werden, wird das Risiko von Ausfällen minimiert.

  • Haftung im Schadensfall: Die Haftungsfragen sind transparent in unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt. Bei unautorisierten Transaktionen greifen zudem die branchenüblichen Schutzmechanismen der Zahlungsnetzwerke (z. B. das Chargeback-Verfahren).

Versicherungsschutz: Als verantwortungsbewusstes Unternehmen unterhalten wir entsprechende Betriebs- und Cyber-Versicherungen, um uns und unsere Kunden gegen betriebliche Risiken abzusichern.

Transparenz und Vertraulichkeit

Wir verstehen Deinen Wunsch nach detaillierten Nachweisen. Bitte habe jedoch Verständnis, dass spezifische Prüfberichte (wie SOC2-Reports oder Penetrationstests) unseres Partners Adyen streng vertraulich sind und aufgrund von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) nicht weitergegeben werden dürfen. Dies ist eine branchenübliche Maßnahme zum Schutz der Sicherheitsarchitektur. Die Existenz und regelmäßige erfolgreiche Prüfung dieser Zertifikate ist jedoch eine Grundvoraussetzung für den Status als lizenzierte Bank.

Wir sind überzeugt, mit ToolTime Pay eine der sichersten und zuverlässigsten Zahlungslösungen anzubieten, die speziell auf die Bedürfnisse des Handwerks zugeschnitten ist.

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