Nach erfolgreicher Eingabe Deiner Daten bekommst du in der Regel nach 10 Minuten die Bestätigung der erfolgreichen Verifizierung, so dass du direkt mit ToolTime Pay loslegen kannst. In Ausnahmefällen dauert die Verifizierung maximal 1-2 Werktage. Du kannst in dieser Zeit weiterhin wie gewohnt normal Rechnungen erstellen

Der Link ist für zwei Monate gültig und gilt dann als abgelaufen. Wir bitten dich dann einfach eine neue Email zu verschicken, dort ist ein neuer Link enthalten, der gültig ist.

Sofern eine Mail erneut versendet wird, wird ein neuer Link generiert und der alte Zahlungslink für diese Rechnung wird ungültig.

Bitte kontaktiere unseren Kundensupport. Wir prüfen die Sachlage und besprechen anschließend das weitere Vorgehen.

Es ist wichtig, dass Deine Kunden die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Überweisung hinterlegen, damit wir die Zahlung eindeutig zuordnen können. Füllen Deine Kunden den Verwendungszweck nicht entsprechend aus, dann keine Sorge, die Zahlung landet dennoch in ToolTime. Du kannst sie dann selbst manuell einem Kunden und den entsprechenden Rechnungen zuordnen. Der von Deinen Kunden ausgefüllte Verwendungszweck wird von uns immer eins zu eins übertragen, so dass Du nachvollziehen kannst, was Deine Kunden dort hinterlegt haben.

Aktuell arbeiten wir daran, die Zuordnung der Zahlungen zu den Rechnungen um weitere Kriterien zu ergänzen. Das ist dann praktisch, wenn Deine Kunden vergessen haben, die Rechnungsnummer im Verwendungszweck zu hinterlegen.

In diesem Fall muss der Zahlungseingang manuell in ToolTime eingetragen werden. Hierbei fallen für Dich aber keine Gebühren an.

Wenn Dein Kunde die Rechnung über Kartenzahlung bezahlt, dann wird immer automatisch der ganze Betrag über den Link eingezogen. Bei Banküberweisungen kann Dein Kunde auch nur eine Teilzahlung überweisen. Diese wird dann mit dem jeweiligen Betrag der Rechnung zugewiesen. Die Rechnung wird aber erst als bezahlt markiert, wenn der ganze Rechnungsbetrag eingegangen ist. Bezahlt Dein Kunde den Restbetrag, zum Beispiel in bar, gibt es auch die Möglichkeit, das so zu hinterlegen.

Wenn Dein Kunde die Rechnung nicht fristgemäß bezahlt, dann landet die Rechnung mit dem Status ‘überfällig’ in einer neuen Übersicht, die nur für ToolTime Pay Kunden zur Verfügung steht. Dort werden Dir alle überfälligen Rechnungen automatisch angezeigt. Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versendest Du direkt aus dieser Übersicht mit nur einem Klick. Der Kunde öffnet die Nachricht und folgt dem komfortablen Bezahlvorgang. Eine mögliche Mahngebühr wird automatisch ergänzt.

Das Wichtige ist, dass die Geschäftskunden im Verwendungszweck der Überweisung die Rechnungsnummer angeben. So können wir die Zahlung eindeutig zuordnen. Wir empfehlen Dir außerdem, Deine neue IBAN an Deine Geschäftskunden zu kommunizieren, damit diese Zahlungen zukünftig in ToolTime Pay einsehbar sind.

Das ist kein Problem. Du kannst Barzahlungen nach wie vor als Zahlung manuell bei der Rechnung eintragen.

Aktuell ist es noch nicht möglich einem Kunden mit ToolTime Pay Skonto einzuräumen. Dies wird aber zeitnah kommen.

Ja, das funktioniert wie bei normalen Rechnungen auch. Der einzige Unterschied ist, dass Kartenzahlungen dafür aktuell noch nicht zur Verfügung stehen, das heißt, Teil- und Abschlagsrechnungen können aktuell nur über Banküberweisung beglichen werden. Dies wird aber zeitnah um weitere Zahlungsmethoden ergänzt.
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Du kannst aber jetzt schon Teil- und Abschlagsrechnungen, die mit TT Pay erstellt wurden als bezahlt markieren.

Wir zahlen die über ToolTime Pay eingenommenen Zahlungen täglich auf Dein Bankkonto aus. Das funktioniert wie eine ganz normale Überweisung und dauert in der Regel einen Werktag. Je nach Geschäftszeiten Deiner Bank kann es zu Verzögerungen kommen, falls zum Beispiel ein Wochenende dazwischen liegt.

In den Einstellungen kannst Du festlegen, ob Du Zahlungen in einer täglichen Sammelüberweisung bündeln möchtest oder ob für jede eingehende Zahlung eine separate Überweisung ausgeführt werden soll. Separate Überweisungen haben den Vorteil, dass Deine Buchhaltung / Steuerberatung über Informationen wie die Rechnungsnummer noch genauer nachvollziehen kann, welcher Kunde wann welche Rechnung bezahlt hat.

Die Rechnungsnummer kannst Du über die Detailansicht einer Rechnung einsehen. Wenn deine Kunden die Rechnungsnummer im Verwendungszweck der Überweisung korrekt eingetragen haben, dann weisen wir die Zahlung zu und übergeben ebenfalls die Rechnungsnummer in der Auszahlung an Dich. Zudem hat jede Auszahlung auch eine eigene Referenznummer.

Sobald die ToolTime Pay Funktion vom Firmeninhaber aufgesetzt und aktiviert wurde, können alle Büromitarbeitende diese einsehen. Es gibt hier (noch) kein Berechtigungsmanagement.

Der Stornierungsvorgang für Rechnungen, die mit ToolTime Pay beglichen wurden, unterscheidet sich nicht von denen, die mit der herkömmlichen Zahlungsmöglichkeit ausgestellt wurden. Sollte eine Rechnung schon beglichen worden sein, die über ToolTime Pay erstellt und bezahlt wurde, muss man das Geld zurückerstatten. Hier kann man sich aussuchen, ob über ToolTime Pay oder über eine andere Möglichkeit (bspw. Banküberweisung). Aber Achtung: Die Gebühren werden nicht zurückerstattet.

Es dauert ein paar Minuten. Du bekommst eine entsprechende E-Mail, wenn die Summe zurückerstattet wurde.

Nein, es fallen keine neuen Gebühren an.

Die Gebühren werden nicht an Dich zurückerstattet. Aber Du kannst sie ggf. über eine neue Rechnung Deinem Kunden in Rechnung stellen.

Standardmäßig musst Du offene Rechnungen in ToolTime selbst im Blick behalten. Aktivierst Du ToolTime Pay, wird dieser lästige Teil Deiner Arbeit automatisiert. Nur mit ToolTime Pay steht Dir eine Übersicht zur Verfügung, in der alle überfälligen Rechnungen automatisch angezeigt werden. Zahlungserinnerungen oder Mahnungen versendest Du direkt in der Übersicht mit nur einem Klick. Der Kunde öffnet die Nachricht und folgt dem komfortablen Bezahlvorgang. Eine mögliche Mahngebühr wird automatisch ergänzt.

Die Zahlungen kommen wie gewohnt auf Deinem Konto an und im Verwendungszweck weisen wir die Rechnungsnummer aus, falls die Zahlung eindeutig zugewiesen werden konnte. Hat Dein Kunde eine Sammelüberweisung für mehrere Rechnungen getätigt und die Rechnungsnummern korrekt im Verwendungszweck angegeben, dann übergeben wir diese ebenso an Dich. ​
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Zudem haben wir über den Reiter 'Datenexport' einen Export zu ‘ToolTime Pay Transaktionen’ spezifisch für die Anforderungen Deiner Buchhaltung / Steuerberatung gebaut. Dieser enthält detailliert alle Informationen zum überwiesenen Betrag, Verwendungszweck der Überweisung, der zugeordneten Rechnung, dem zugeordneten Kunden und der Gebühr pro Transaktion. ​
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Wir empfehlen Dir diesen Export einmal monatlich an Deine Buchhaltung / Steuerberatung zu schicken. Für die Buchhaltung wird außerdem das Mahnwesen deutlich beschleunigt, da kein Abgleich mit dem Bankkonto mehr erfolgen muss.

Der Vorteil von TT Pay ist, dass man einen Überblick über alle Zahlungsströme hat und auf einen Blick sehen kann, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Wenn man TT Pay an- und ausstellen würde, dann könnten wir diesen Überblick nicht geben und der Mehrwert wäre nicht gegeben. Wenn Du Probleme mit ToolTime Pay hast, dann kontaktiere gerne wie gewohnt unser Serviceteam, das Dir jederzeit kostenlos zur Verfügung steht.

Die Nutzung von ToolTime Pay ist an keine Mindestlaufzeit geknüpft. Sollte die Funktion nicht Deinen Erwartungen entsprechen, kannst Du unser Serviceteam kontaktieren und wir stehen Dir jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Bitte beachte, dass es nicht möglich ist, ToolTime Pay für einzelne Rechnungen zu aktivieren oder deaktivieren.

Wenn Du ToolTime Pay nicht mehr nutzen möchtest, bitten wir Dich es schriftlich zu kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen.