Mit dem automatischen Mahnwesen, sparst Du Dir viel Zeit im Umgang mit säumigen Kunden. Entsprechend Deiner Voreinstellungen übernimmt ToolTime automatisch den Versand aller Zahlungserinnerungen und Mahnungen, während Du jederzeit den Überblick hast. Das automatische Mahnwesen steht nur für ToolTime Pay Nutzer zur Verfügung.
Einstellungen
Um die Funktion des automatischen Mahnwesens optimal nutzen zu können, empfehlen wir nach der erfolgreichen ToolTime Pay Verifizierung zunächst die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.
Über den Reiter ToolTime Pay kannst Du die Einstellungen für Deine Standard-Zahlungsfristen festlegen, sowie den Zeitraum in dem Zahlungserinnerungen und Mahnungen versandt werden. Außerdem kannst Du die Höhe der Mahngebühren für überfällige Rechnungen anpassen.
Über den Schieberegler aktivierst Du den automatischen Versand von Mahnschreiben per E-Mail. wenn dieser aktiv ist, ist das automatische Mahnwesen für alle Rechnungen, die per Mail aus ToolTime versendet werden aktiviert. Du kannst dies aber vor jedem Rechnungsversand und in jeder Stufe des Mahnlaufs für einzelne Rechnungen deaktivieren.
Wenn Du zusätzlich noch einen Kulanzzeitraum auswählst, wird dieser beim Versenden der Mahnschreiben berücksichtigt.
Aktivierung der automatischen Mahnschreiben
Sobald Du eine Rechnung erstellt hast, findest du auf der rechten Seite die Information zum ausstehenden Betrag sowie den Hinweis, dass für diese Rechnung ToolTime Pay aktiviert wurde.
Du kannst die Rechnung nun per E-Mail an deinen Kunden versenden. Im Emailentwurf findest Du noch einmal den Hinweis zur Aktivierung der automatischen Mahnschreiben durch Versenden der E-Mail.
Nachdem Du Deine Rechnung per E-Mail an Deinen Kunden versendet hast, aktiviert sich der automatische Emailversand für die Zahlungserinnerung und Mahnungen. Auf der rechten Seite der Rechnungsübersicht erscheint nun der Hinweis zum automatischen Emailversand Deiner Mahnschreiben.
Über die Schaltfläche Automatisierungen verwalten kannst Du weitere Empfänger festlegen oder aber die automatisierten Mahnschreiben für diese Rechnung deaktivieren.
Rechnung wurde nicht bezahlt
Zahlt Dein Kunde nicht im Rahmen seiner Zahlungsfrist, siehst Du über den Reiter Mahnungen den Status des Mahnverlaufes. Wir unterscheiden dabei zwischen Zahlungsfrist ausstehend und Zahlungsfrist abgelaufen.
Zahlungsfrist ausstehend bezieht sich auf Rechnungen, die sich bereits im Mahnverlauf befinden und deren Zahlungsziel überschritten wurde. Die angegebene Zahlungsfrist bezieht sich hier also immer auf die Mahnfrist, NICHT auf die ursprüngliche Zahlungsfrist in der Rechnung. Die Frist wird mit jedem weiteren Mahnstatus aktualisiert.
Zahlungsfrist abgelaufen bezieht sich auf Rechnungen, für die kein automatischer Emailversand aktiviert wurde und deren Zahlungsfrist abgelaufen ist. Hier musst Du selbst aktiv werden und ggf. manuell eine Zahlungserinnerung oder Mahnung per E-Mail an Deinen Kunden versenden.
Rechnung wurde bezahlt
Hat Dein Kunde seine Rechnung bezahlt, wirst Du per E-Mail darüber informiert. Du kannst den Eingang der Zahlung über den Reiter Transaktionen nachvollziehen. Hier findest Du die Informationen zum Zahlungsdatum, der Zahlungsart und dem Zahlungsbetrag, der aufgeteilt ist in die ToolTime Pay Gebühr und dem Auszahlungsbetrag.
