Mit ToolTime hast Du die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für unbezahlte und überfällige Rechnungen zu erstellen.
Du kannst Mahnschreiben direkt aus einem Kundenverlauf, einem Projekt oder der Rechnungsliste heraus erstellen. Dazu muss die Rechnung den Status "Unbezahlt" oder "Überfällig" haben. Ganz rechts neben jeder Rechnung findest Du drei Punkte, unter denen Du die Möglichkeit hast Mahnungen zu erstellen.
Auch kannst Du über das Feld "Aktionen" die Mahnungen direkt aus einer geöffneten unbezahlten Rechnung bzw. über das Feld "Mahnschreiben erstellen" aus einer überfälligen Rechnung erstellen.
Dabei können Mahnschreiben auch für teilweise bezahlte Rechnungen erstellt werden. Das Schreiben enthält dann nur den Restbetrag, die bereits bezahlte Summe wird mit aufgeführt.
Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung
Insgesamt bieten wir Dir drei unterschiedliche Mahnschreiben. Bei allen Varianten hast Du die Möglichkeit eine interne Notiz zu hinterlegen. Die Mahnschreiben unterscheiden sich, wie folgt.
Die Zahlungserinnerung ist informeller formuliert. Gib hier lediglich eine Zahlungsfrist von x-Tagen ein.
In der 1. Mahnung kannst Du neben der Zahlungsfrist auch eine erste Mahngebühr von x-Euro erheben.
Die 2. Mahnung erstellst Du genau, wie die 1. Mahnung. Allerdings ersetzt die Mahngebühr aus der zweiten Mahnung die der ersten und wird nicht zu dieser aufaddiert.
Je nachdem in welchem Stadium des Mahnlaufs sich eine Rechnung befindet, ändert sich der Status der Rechnung von "Zahlungserinnerung" zu "1. Mahnung" bzw. "2. Mahnung". Nach diesen kannst Du auch entsprechend filtern.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden
Alle Mahnschreiben kannst Du entweder herunterladen, ausdrucken oder direkt per E-Mail an den Kunden versenden. Wenn Du die Schreiben per Mail versendest, kannst Du die zugehörige Rechnung gleich mit anhängen.
Alle erstellten Mahnschreiben werden neben der zugehörigen Rechnung gespeichert und können auch im Nachhinein wieder aufgerufen werden. Wenn Du die Schreiben per Mail versendet hast, kannst Du außerdem nachvollziehen wann und an wen Du sie versendet hast.