Der Projektstatus in ToolTime zeigt an, welche Aktion zuletzt in einem Projekt durchgeführt wurde und hilft Dir damit den Überblick zu behalten und Deine Projekte entsprechend zu sortieren. Die Anpassung des Projektstatus erfolgt automatisch, wenn Du zum Beispiel einen Termin erstellt hast oder die letzte Rechnung die Zahlungsfrist überschritten hat. Diesen automatischen Status kannst Du jederzeit manuell anpassen, wenn dieser nicht zum Bearbeitungsstand passt.
Du kannst aber auch Deine eigenen benutzerdefinierten Projektstatus definieren und entscheiden, wann diese verwendet werden. So weißt Du jederzeit, was in dem Projekt zuletzt gemacht wurde oder was als Nächstes zu tun ist.
Automatisierte Projektstatus
Folgende Status vergibt ToolTime automatisch, je nachdem, was in einem Projekt zuletzt passiert ist oder welche Aktion durchgeführt wurde:
Neues Projekt
Termin geplant
Termin dokumentiert
Angebot erstellt
Angebot angenommen
Rechnung erstellt
Rechnung überfällig
Rechnung angemahnt
Rechnung bezahlt
Projekt abgebrochen
Projekt abgeschlossen
Projekt reaktiviert
Automatisierte Projektstatus ändern
Du kannst den Status eines Projekts auch manuell anpassen - damit dieser besser zu Deinen Arbeitsabläufen passt. Öffne das gewünschte Projekt und klicke auf den aktuellen Projektstatus. Wähle dann einen neuen Status aus der Liste.
Was bewirkt eine manuelle Änderung?
Die manuelle Änderung wirkt sich nur visuell aus. Inhalte wie Rechnungen, Termine oder Angebote bleiben unberührt.
Beispiel:
Wenn Du den Status „Rechnung bezahlt“ auswählst, wird die Rechnung nicht automatisch als bezahlt markiert.
Manuelle Änderungen haben keinen Einfluss auf die automatischen Änderungen des Projektstatus. Mit der nächsten Änderung in Deinem Projekt wird auch der Status geändert, auch wenn Du diesen vorher verändert hast. Die Automatisierung bleibt also bestehen.
Wichtig: Die folgenden Status sollten weiterhin über die entsprechenden Aktionen gesetzt werden:
Projekt abgebrochen
Projekt abgeschlossen
Projekt reaktiviert
Benutzerdefinierte Status
Wenn der automatisierte Status nicht zu Deinen Arbeitsabläufen passt, kannst Du Deinen eigenen Status erstellen. Diesen kannst Du entweder bei Bedarf auswählen oder festlegen, wann sie automatisch vergeben werden sollen
Benutzerdefinierten Status erstellen
Um einen benutzerdefinierten Status zu erstellen, gehe zu Einstellungen → Projekte → Projekteinstellungen → System- & benutzerdefinierte Status. Klicke auf „Benutzerdefinierten Status hinzufügen“. Wähle einen Namen und eine Farbe und wähle anschließend „Speichern“
Dein neuer Status erscheint dann automatisch in der Auswahlliste für manuelle Änderungen.
Benutzerdefinierte Status automatisieren
Du kannst eigene Status auch mit Systemereignissen verknüpfen – z. B. wenn ein Angebot angenommen oder ein Termin dokumentiert wird.
Gehe dafür zu Einstellungen → Projekte → Projektstatus verwalten.
Wähle das Systemereignis, das Du anpassen möchtest und wähle den gewünschten Status aus dem Dropdown-Menü.
Beispiel:
Du erstellst den Status „Termin abgeschlossen“ und verknüpfst ihn mit dem Ereignis „Termin dokumentiert“.
Ab sofort wird dieser Status automatisch gesetzt, sobald ein Termin dokumentiert ist.