Wenn beim Einreichen einer E-Rechnung eine Fehlermeldung erscheint, ist die Datei meist formal ungültig oder enthält unvollständige Angaben.
In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du die Ursache selbst prüfen kannst, was typische Fehler sind und wie Du sie in ToolTime schnell behebst.
XML aus der PDF extrahieren
Viele Portale verlangen die reine XML‑Datei. So erhältst Du sie:
Lade die Rechnung als PDF aus ToolTime herunter.
Öffne das PDF in Adobe Acrobat Reader (oder einem anderen PDF‑Reader).
Klicke im PDF auf die Büroklammer/Anhänge und speichere die angehängte XML auf deinem Rechner.
👉 Hier findest Du ein detaillierte Anleitung: XRechnung herunterladen (ZUGFeRD Format)
Du kannst Deine XML Datei auch über einen offiziellen Validator prüfen lassen (z.B. hier) und den Prüfbericht auswerten.
Es gibt auch mehrere Möglichkeiten ohne externes Programm, Probleme mit einer ungültigen E-Rechnung zu beheben. Wir stellen Dir hier 3 davon vor.
Option 1: Schnellcheck in ToolTime (empfohlen)
Option 2: E‑Rechnung neu generieren und erneut einreichen
Option 3: An den ToolTime‑Support senden (wir prüfen für Dich)
Option 1: Schnellcheck in ToolTime
Kurze Selbstprüfung der wichtigsten Felder. Korrigiere die Angaben direkt in ToolTime und generiere die E‑Rechnung neu.
Achte darauf, dass:
In Einstellungen → Texte & Layout die Umsatzsteuer‑ID (USt‑IdNr., z. B. DE123456789) eingepflegt ist (nicht die Steuernummer).
In Einstellungen → Texte & Layout Deine Bankdaten (IBAN/BIC) vollständig und ohne Leerzeichen/Sonderzeichen hinterlegt sind.
Im Rechnungsentwurf Leistungszeitraum, Adressen (Straße, PLZ, Ort, Land) sowie Summen und Steuersätze vollständig sind.
Beim Kunden (öffentliche Stelle) eine Leitweg‑ID in der Kundenkartei gepflegt ist, wenn sie vom Auftraggeber vorgegeben wurde.
Option 2: E‑Rechnung neu generieren
Nach jeder Änderung an Firmen‑, Kunden‑ oder Rechnungsdaten musst Du die E‑Rechnung neu erstellen, damit die XML die aktualisierten Angaben enthält.
So gehst Du vor:
Öffne den Rechnungsentwurf.
Prüfe/aktualisiere die Felder wie oben beschrieben (USt‑IdNr., Bankdaten, Adressen, Leistungszeitraum etc.).
Erstelle die E‑Rechnung erneut über E‑Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) erstellen.
Reiche die neue Datei erneut beim Portal ein.
Häufige Hinweise und Lösungen
„VAT ID fehlt/ungültig“ → Hinterlege eine gültige USt‑IdNr. in Einstellungen → Texte & Layout und generiere neu.
„Leitweg‑ID fehlt/ungültig“ → Trage die Leitweg‑ID beim Kunden ein und generiere neu.
„Buyer Reference/Bestellzeichen fehlt (BT‑10)“ → Ergänze das Referenzfeld im Projekt oder im Rechnungsentwurf und generiere neu.
Option 3: An den ToolTime‑Support senden
Wenn Du nicht weiterkommst, übernehmen wir die technische Prüfung und nennen Dir die konkreten Änderungen in ToolTime.
Sende uns dazu bitte:
Rechnungsnummer und Kunde/Projekt
PDF der betroffenen Rechnung inkl. XML‑Anhang oder die extrahierte XML‑Datei
Optional: Screenshots aus dem Einreich‑Portal mit der Fehlermeldung
Du erreichst uns über den Support‑Chat in ToolTime oder per E‑Mail an support@tooltime.app.
Umsatzssteuerumkehr (§ 13b UStG) bei E-Rechnungen
Bei E-Rechnungen im Umsatzsteuerumkehr-Verfahren müssen bestimmte steuerliche Pflichtangaben vorhanden und formal korrekt sein. Fehlen sie oder sind sie ungültig, wird die E-Rechnung abgelehnt.
Was muss in ToolTime hinterlegt sein?
USt-ID des Leistungsempfängers (Kunde)
Eintragen in der Kundenkartei → USt-IdNr.
ToolTime prüft das Format der USt-ID.
Hinweis: Für öffentliche Auftraggeber ist die Leitweg-ID zusätzlich separat zu hinterlegen.
Eigene Unternehmens-USt-ID
Hinterlegen unter Einstellungen → Texte & Layout → USt-IdNr.
Wichtig: USt-ID (z. B. DE123456789), nicht die Steuernummer.
Steuerkonfiguration für Reverse Charge
Anlegen/prüfen unter Einstellungen → Steuersätze:
Steuersatz: üblicherweise 0 %
Gesetzesgrundlage: „§ 13b UStG“
Hinweistext (Pflichtvermerk), z. B.:
„Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“
Tipp: Der Hinweistext wird aus dem Steuersatz in die Rechnung übernommen. Prüfe deshalb den Text im Steuersatz, nicht nur im Layout.
Häufige Ablehnungsgründe im Umsatzsteuerumkehr-Kontext
USt-ID (Kunde) fehlt/ist formal ungültig → in der Kundenkartei ergänzen/korrigieren.
Eigene USt-ID fehlt → in den Einstellungen eintragen.
Hinweis auf § 13b UStG fehlt → im Reverse-Charge-Steuersatz den Pflichttext hinterlegen.
Mischung verschiedener Steuersätze (z. B. 0 % und 19 %) in einer Umsatzsteuerumkehr-Rechnung → Positionen prüfen und vereinheitlichen.
Danach: E-Rechnung neu generieren und erneut einreichen
Sobald Du USt-IDs, Steuersatz oder Hinweistext angepasst hast, E-Rechnung neu erstellen, damit die XML die aktualisierten Angaben enthält.