ZugFerd und XRechnung sind Standards für elektronische Rechnungen, die den Austausch von Rechnungsinformationen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen vereinfachen und automatisieren.
Mehr zum Unterschied zwischen ZugFerd und XRechnung ist erfährst Du hier.
ZUGFeRD und XRechnung erstellen
Um eine elektronische Rechnung in dem von Dir benötigten Format anzulegen, öffne zunächst einen Rechnungsentwurf. Wähle wie gewohnt den Kunden und das Projekt aus, und vergib der Rechnung auf Wunsch einen eigenen Rechnungstitel und das Rechnungsdatum.
Nachdem Du auch den Leistungszeitraum ausgewählt hast, hast Du nun die Möglichkeit, das Format ZugFerd oder XRechnung auszuwählen.
Solltest Du einmal keine elektronische Rechnung erstellen müssen, kannst Du die Funktion über den Schieberegler deaktivieren.
Durch Umlegen des Schiebereglers kannst Du auch bereits fertiggestellte Rechnungen jederzeit zu einer elektronischen Rechnung im gewünschten Format machen.
Leitweg-ID
Handelt es sich bei einem Deiner Kunden um einen öffentlichen Auftraggeber, der Leitweg-IDs zur eindeutigen Zuordnung der Rechnung verwendet, kannst Du diese Leitweg-ID in ToolTime bei den Kundendaten unter "Details" hinterlegen. Beachte dabei, dass der Kundentyp Firmenkunde ausgewählt werden muss.
Die Leitweg-ID wird dann automatisch in das elektronische Datenformat des PDFs eingefügt. So können die Rechnungsdaten beim Empfänger schneller verarbeitet werden.
Elektronische Rechnungen zustellen
Je nach empfangender Stelle kannst Du Deine Rechnungen entweder wie gewohnt per Mail versenden oder in einem Portal hochladen, dass die empfangende Stelle bereitstellt. Bei einigen Portalen kannst Du dabei nicht das Rechnungs-PDF hochladen, sondern nur den integrierten xml-Anhang. Wie Du diesen Anhang erhälst erfährst Du hier.