In ToolTime kannst Du einen Kundenstamm anlegen und auf die bestehenden Kunden jederzeit aus den unterschiedlichen Bereichen der Webversion zugreifen.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Du einen Kunden in ToolTime erstellen kannst:
aus der Kundenliste
aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf
aus einem Termin
Kunde aus der Kundenliste erstellen
Einen neuen Kunden kannst Du in der Kundenliste ganz einfach über die Auswahl "Neuer Kunde" hinzufügen. Anschließend öffnet sich die Eingabemaske.
Kunde aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf oder aus einem Termin erstellen
Alternativ kannst Du einen Kunden auch anlegen, wenn Du Dich im Entwurfsmodus einer Rechnung oder eines Angebotes befindest oder wenn Du einen neuen Termin erstellst. Im oberen Teil des Entwurfsmodus kannst Du das Dokument entweder einem bestehenden Kunden zuordnen oder einen neuen "Kunden anlegen".
Bearbeitung der Eingabemaske
Bei der Anlage eines neuen Kunden unterscheiden wir zwischen Privatpersonen und Firmenkunden. Die auszufüllenden Felder weichen je nach Kundentyp leicht ab.
Unter "Details einblenden" kannst Du zusätzlich optionale Informationen zum jeweiligen Kunden hinterlegen.
Nutze im Feld "Straße und Hausnummer" unsere Google Maps Integration, die Dir bei Eingabe der Straße sofort entsprechende Vorschläge macht. Dies erleichtert und beschleunigt Deine Eingabe.
Die Kundennummer kannst Du entweder selbst zuweisen oder automatisch fortlaufend vergeben. Geh dazu einfach in den Einstellungsbereich und wähle das Format des Nummernkreislaufs unter Angebot & Rechnung.
Die Leitweg-ID findest Du nicht mehr unter "Details einblenden" – sie ist in den neuen Bereich "Zahlungen & E-Rechnung" umgezogen (siehe unten). Sie ist nur relevant, wenn es sich um einen Kunden aus dem öffentlichen Sektor handelt, für den Du gegebenenfalls laut E-Rechnungs-Verordnung E-Rechnungen erstellen musst. Mehr Informationen dazu findest Du hier.
Nutze das Feld "Beschreibung" für sämtliche auftragsunabhängige Notizen zu dem jeweiligen Kunden, wie bspw. besondere Zahlungskonditionen oder Erreichbarkeit.
Zahlungen & E-Rechnung
Im Kunden-Modal gibt es einen neuen Bereich "Zahlungen & E-Rechnung", in dem Du individuelle Standard-Zahlungsbedingungen und E-Rechnungs-Einstellungen für diesen Kunden hinterlegen kannst. Alle Felder sind optional.
Steuerparagraph
Standardrabatt
Fälligkeitsdatum
Skonto und Skontofrist
Für Firmenkunden stehen zusätzlich E-Rechnungs-Einstellungen zur Verfügung: ob standardmäßig eine E-Rechnung erstellt werden soll, sowie ein fest hinterlegtes Format (ZUGFeRD 2.2 oder XRechnung).
Diese Kundeneinstellungen überschreiben die Standardwerte aus den Firmeneinstellungen. Manuelle Änderungen direkt im Angebot oder in der Rechnung überschreiben wiederum beide. Bereits erstellte Dokumente werden durch spätere Änderungen an den Kundeneinstellungen nicht verändert.
Wählst Du bei einem neuen Angebot oder einer neuen Rechnung einen Kunden aus, werden diese Werte automatisch vorausgefüllt; wechselst Du den Kunden, werden die Werte aktualisiert und Du erhältst einen Hinweis per Info-Snackbar.
Mehrere Adressen und Ansprechpersonen speichern
Wenn Du neben der Rechnungsadresse zusätzliche Adressen und Ansprechpartner bei einem Hauptkunden angeben und speichern möchtest, klickst Du im Kundenverlauf auf der linken Seite auf Weitere Ausführungsorte & Kontakte.
Auf die zusätzlich hinterlegten Adressen kannst Du ganz einfach bei der Erstellung eines Projekts oder eines Termins zurückgreifen. Wichtig ist hierbei zu wissen, dass ein Projekt nur einen Ausführungsort haben kann.
Internationale Adressen bei Kunden hinterlegen
Füge internationale Adressen ganz einfach bei Deinen Kunden hinzu: Nachdem Du auf „+ Neuer Kunde“ geklickt hast, kannst Du im Adressbereich über das Dropdown-Menü im Feld „Land“ aus verschiedenen Ländern auswählen und Deinen Kunden so korrekt und länderkonform anlegen.
Kundenstamm Exportieren
Wenn Du mit der Inhaberberichtigung arbeitest, kannst Du Deinen Kundenstamm im Bereich "Datenexport" jederzeit als .csv- oder Excel Datei exportieren.