Ein Projekt in ToolTime funktioniert wie ein Ordner, in dem Du alle Termine, Angebote, Rechnungen sowie sonstige Dokumente, die zu einem Projekt bzw. Auftrag gehören erstellen, ablegen und verwalten kannst. Die Erstellung von Projekten empfiehlt sich insbesondere für längere Aufträge. So sind sämtliche Inhalte übersichtlich an einem Ort gespeichert.
Außerdem gibt es bestimmte Funktionen die Du nur innerhalb eines Projektes nutzen kannst. Dazu gehören:
Die Angabe eines abweichendem Ausführungsorts der daraufhin im Termin, sowie Angeboten und Rechnungen angezeigt wird
Die Erstellung von Abschlags- und Teilrechnungen
Den Upload von eigenen Dokumenten und Fotos
Das Abrechnen mehrerer Termine in einer Rechnung
Projekt aus der Projektliste erstellen
Es gibt verschiedene Wege, wie Du ein neues Projekt erstellen kannst. Du kannst ein Projekt direkt aus der Projektliste erstellen indem Du “+ Neues Projekt” auswählst.
Projekt aus einem Angebots- und Rechnungsentwurf oder aus einem Termin erstellen
Alternativ kannst Du ein Projekt auch erstellen, wenn Du dich im Entwurfsmodus einer Rechnung oder eines Angebotes befindest oder wenn Du einen neuen Termin erstellst. Im oberen Teil des Entwurfsmodus kannst Du das Dokument entweder einem bestehenden Projekt zuordnen oder ein neues Projekt anlegen.
Projekt aus dem Kundenverlauf erstellen
Du kannst ein Projekt auch im Kundenverlauf eines bestehenden Kunden anlegen. Wähle hierfür den Kunden aus der Kundenliste und wähle dann über "Hinzufügen” die Option “Projekt”. So wird das Projekt diesem Kunden automatisch zugeordnet.
Projekttitel, Kunden und Ausführungsort
Wähle zunächst einen Titel für das Projekt. Der Titel dient insbesondere dazu, das Projekt schnell zu finden. Wir empfehlen daher, eine eindeutige und einzigartige Bezeichnung zu verwenden. Optional kannst Du auch eine Projektbeschreibung hinzufügen.
Wenn Du das Projekt nicht aus dem Kundenverlauf erstellt hast, kannst Du es nun über die Kundensuche einem Bestandskunden zuweisen. Wenn der Ausführungsort des Projekts von der Adresse des Kunden abweicht, kannst Du eine abweichende Adresse verwenden, die für den Kunden bereits hinterlegt wurde. Oder Du kannst durch Betätigung des kleinen Schiebereglers einen neuen abweichenden Ausführungsort festlegen. Dieser wird auf allen Dokumenten, die in dem Projekt erstellt werden angegeben.
Klicke abschließend auf die Schaltfläche "+ Erstellen". Du hast Dein Projekt nun erfolgreich angelegt und kannst darin Angebote, Rechnungen und Termine hinzufügen und Dokumente hochladen.