Zur Einrichtungsseite gelangen
Du erreichst die Einrichtung des ToolTime Assistants auf zwei Wegen:
Nach der Buchung: Nach dem Kauf des Add-Ons erscheint ein Bestätigungs-Pop-up mit dem blauen Button „ToolTime Assistant einrichten“. Klicke darauf, um direkt zur Einrichtung zu gelangen.
Über den Reiter „Anrufe“: Klicke im Hauptmenü auf „Anrufe“ – von dort gelangst Du ebenfalls zur initialen Einrichtungsseite. Nach Abschluss der Einrichtung findest Du unter diesem Reiter Deine Anrufübersicht.
Nutzungsbedingungen akzeptieren
Bevor Du startest, lies und akzeptiere die ergänzenden Nutzungsbedingungen für den ToolTime Assistant. Klicke dazu auf „Akzeptieren und Einrichtung starten". Erst danach kann der Assistent Anrufe für Dich annehmen.
Deinen ToolTime Assistant konfigurieren
Stimme auswählen
Wähle die Stimme, mit der Dich Dein ToolTime Assistant bei Kund:innen vertritt. Klicke auf „Vorschau", um sie Dir anzuhören, und blättere mit den Pfeilen durch die Optionen.
Öffnungszeiten & Notfälle
Hinterlege Deine Öffnungszeiten. Dein ToolTime Assistant teilt sie Deinen Kund:innen auf Nachfrage mit — sie steuern nicht, wann der Assistent aktiv ist. Wähle zwischen „Gleiche Zeiten" (Mo.–Fr.) oder „Individuell" für jeden Wochentag einzeln.
Trage darunter Deine Notfallnummer ein. Bei Notfällen leitet Dein ToolTime Assistant Anrufe direkt an diese Nummer weiter.
⚠️ Wichtig: Nutze hierfür nicht Deine Hauptgeschäftsnummer, wenn diese bereits an den Assistenten weitergeleitet ist — sonst landet ein Notfallanruf wieder beim Assistenten statt bei einer echten Person.
Infos für Deinen ToolTime Assistant
Hinterlege den Unternehmensnamen, mit dem sich Dein Assistent am Telefon vorstellt.
Dein Gewerk wird hier angezeigt und bestimmt, wie Dein Assistent Antworten und Fragen an Dein Handwerk anpasst. Das Gewerk kannst Du hier nicht selbst ändern — kontaktiere dafür unseren Support über den Chat.
Unter „Fragen an Deine Kunden" siehst Du die für Dein Gewerk voreingestellten Fragen. Du kannst sie über das Stift-Symbol bearbeiten oder über „+ Frage hinzufügen" ergänzen. Insgesamt sind bis zu 8 Fragen möglich.
Klicke auf „Weiter", wenn Du fertig bist.
Testanruf durchführen
Ruf die angezeigte Nummer an, um genau zu hören, wie Dein ToolTime Assistant mit Deinen Kund:innen spricht. Klicke danach auf „Weiter".
Anrufweiterleitung einrichten
Im letzten Schritt richtest Du die Anrufweiterleitung direkt auf Deinem Telefon ein, damit eingehende Anrufe bei Deinem Assistenten landen. Eine ausführliche Anleitung inklusive aller Weiterleitungs-Codes findest Du im Artikel Anrufweiterleitung einrichten.
Assistenten aktivieren
Sobald Einrichtung, Test und Weiterleitung abgeschlossen sind, klicke auf „Jetzt aktivieren". Dein ToolTime Assistant nimmt ab sofort Anrufe für Dich entgegen.
Assistant nachträglich bearbeiten
Nach der initialen Einrichtung kannst Du alle Einstellungen jederzeit über Einstellungen → Anrufe anpassen. Klicke dazu im Hauptmenü auf „Einstellungen“ – es öffnet sich ein Untermenü, in dem Du den Reiter „Anrufe“ auswählst. Dort findest Du alle Optionen, die auch bei der ursprünglichen Einrichtung verfügbar waren: Stimme, Öffnungszeiten, Notfallnummer, Unternehmensnamen und Fragen an Deine Kunden.
Assistenten deaktivieren und Add-On kündigen
Möchtest Du den ToolTime Assistant deaktivieren und das Add-On kündigen, sind folgende Schritte notwendig:
Anrufweiterleitung auf Deinem Telefon entfernen – lösche den Weiterleitungs-Code, den Du beim Einrichten gesetzt hast. Danach landen keine Anrufe mehr beim Assistant.
Add-On kündigen – kontaktiere unseren Support über den Chat, um das Add-On zu kündigen und weitere Abbuchungen zu stoppen.
⚠️ Wichtig: Erst wenn beide Schritte abgeschlossen sind, ist der Assistent vollständig deaktiviert.