ToolTime Assistant | Hilfe・ToolTime

Was macht der ToolTime Assistant für Dich?

Er ist immer erreichbar, auch wenn Du es nicht bist. Egal ob Du auf der Baustelle bist, mit einem Kunden sprichst oder Feierabend hast – der ToolTime Assistant übernimmt eingehende Anrufe, statt sie ins Leere laufen zu lassen.

Er stellt die richtigen Fragen. Passend zu Deinem Gewerk fragt er gezielt nach, was für Dich als Rückruf-Info entscheidend ist – zum Beispiel um welches Problem es geht, wie dringend es ist und wo am Objekt es auftritt.

Er erkennt Deine Bestandskunden. Ruft jemand an, der bereits in Deiner ToolTime-Kundendatenbank steht, gleicht der Assistant das automatisch ab und zeigt Dir den passenden Kundendatensatz direkt bei den Anrufdetails.

Er hält Dringendes nicht auf. Beschreibt jemand eine Notfallsituation, leitet der Assistant den Anruf direkt an Deine hinterlegte Notfallnummer weiter.

Er dokumentiert für Dich. Zu jedem Anruf bekommst Du eine kurze Zusammenfassung sowie das vollständige Transkript des Gesprächs – Du musst also keine Mailbox mehr abhören oder Notizen auf Zettel machen.

Wie läuft ein Anruf ab?

Ein Kunde ruft Deine gewohnte Geschäftsnummer an.
Je nach eingerichteter Weiterleitung übernimmt der ToolTime Assistant das Gespräch – entweder sofort oder nur, wenn Du nicht rangehst, bereits telefonierst oder nicht erreichbar bist.
Der Assistant begrüßt den Anrufer mit der von Dir gewählten Stimme und Deinem Unternehmensnamen, stellt seine Fragen und – bei Notfällen – leitet er sofort weiter.
Nach dem Anruf findest Du alle Details in Deiner Anrufübersicht, sortiert nach „Offen" und „Erledigt".

Was siehst Du nach dem Anruf?

In der Anrufübersicht bekommst Du vier Kennzahlen auf einen Blick: Anrufe gesamt, Gesamtdauer, Notfälle und Neukunden – wählbar für heute, diese Woche oder diesen Monat. In den Anrufdetails findest Du Name, Telefonnummer, Adresse, Leistung, Dringlichkeit und Ort des Anrufers, dazu Zusammenfassung und Transkript. Du kannst direkt einen neuen Kunden anlegen oder den Anruf einem Projekt zuordnen.

Häufige Fragen

Buchung & Kosten

Wie buche ich den ToolTime Assistant?
Den Assistant buchst Du über die Abonnement-Seite in ToolTime:

Klicke links unten auf den Pfeil neben Deinem Namen.
Wähle im Menü den Punkt „Abonnement“.
Wähle unter „Verfügbare Add-Ons“ den ToolTime Assistant und buche ihn als kostenpflichtiges Add-On.

⚠️ Bitte beachte: Nur Nutzer mit der Rolle Inhaber haben Zugriff auf die Abonnement-Seite.

Was kostet der ToolTime Assistant?
Sobald Du auf der Abo-Seite auf „Jetzt bezahlen" klickst, wird das Abo abgeschlossen. Das Add-on ist monatlich kündbar.

Kosten:
Bis Oktober steht Dir der KI-Telefonassistent in Deutschland kostenlos zur Verfügung. Du erhältst dabei 100 Freiminuten pro Monat.
Ab Oktober kostet der Assistent 59 € im Monat und beinhaltet ebenfalls 100 Minuten. Das Abo verlängert sich automatisch monatlich, sofern Du es nicht aktiv kündigst.

🔋 Minuten aufgebraucht? So lädst Du auf:
Gehe in ToolTime unten Links auf Deinen Namen und dann auf Abonnement → dort kannst Du direkt ein Minuten-Paket kaufen:
• 60 Minuten – 39 €
• 200 Minuten – 69 €
• 500 Minuten – 119 €
Das Guthaben wird sofort gutgeschrieben.

Allgemein & Nutzen

Was ist der größte Vorteil für mich mit dem ToolTime Assistant?
Du bist nie mehr unerreichbar, und jeder Anruf wird für Dich vorstrukturiert – ganz ohne Zettelwirtschaft.

Erkennt der Assistant, ob ein Anrufer bereits Kunde bei mir ist?
Ja. Ruft ein:e bekannte:r Kunde/Kundin an, gleicht der Assistant den Anruf automatisch mit Deiner ToolTime-Kundendatenbank ab. Die Zuordnung siehst Du im rechten Seitenpanel der Anrufdetails.

Kann ich aus einem Anruf direkt einen neuen Kunden oder ein Projekt anlegen?
Ja, aus den Anrufdetails kannst Du direkt einen neuen Kunden erstellen (Daten werden automatisch übernommen) oder den Anruf einem bestehenden Projekt zuordnen.

Einrichtung & Anpassung

Kann ich die Stimme und die Fragen des Assistenten anpassen?
Ja. Du wählst eine Begrüßungsstimme aus mehreren Optionen und hinterlegst bis zu 8 individuelle Fragen, an denen sich der Assistant beim Erfassen des Kundenanliegens orientiert.

Wie viele Fragen kann ich für meine Kunden hinterlegen?
Bis zu 8 Fragen. Für Dein Gewerk sind standardmäßig einige Fragen voreingestellt, die Du bearbeiten, entfernen oder ergänzen kannst.

Kann ich mein Gewerk selbst ändern?
Nein, das Gewerk kannst Du nicht selbst anpassen. Kontaktiere dafür unseren Support über den Chat.

Kann ich die Öffnungszeiten für einzelne Wochentage unterschiedlich einstellen?
Ja, über die Option „Individuell" kannst Du für jeden Wochentag eigene Zeiten hinterlegen, statt einheitliche Zeiten für Mo.–Fr. zu nutzen.

Was passiert mit einer Notfallnummer, wenn ich sie vergesse einzutragen?
Ohne hinterlegte Notfallnummer kann der Assistant dringende Anrufe nicht weiterleiten. Wir empfehlen daher, vor der Aktivierung immer eine Notfallnummer einzutragen – und zwar nicht Deine Hauptgeschäftsnummer, falls diese bereits an den Assistenten weitergeleitet ist.

Wer kann den ToolTime Assistant aktivieren?
Der ToolTime Assistant kann ausschließlich vom Owner des ToolTime-Accounts aktiviert werden.

Weiterleitung & Technik

Muss ich meine bisherige Telefonnummer ändern?
Nein. Du richtest lediglich eine Anrufweiterleitung auf Deinem bestehenden Telefon ein. Deine Kund:innen wählen weiterhin dieselbe Nummer wie bisher.

Was passiert, wenn zwei Anrufe gleichzeitig eingehen?
Telefonierst Du bereits, kannst Du festlegen, dass ein zweiter, gleichzeitiger Anruf automatisch an den ToolTime Assistant geht – so geht kein Anruf verloren, während Du selbst im Gespräch bist.

Nutze ich eine Telefon-App oder VoIP – funktioniert die Weiterleitung trotzdem?
Ja, allerdings kann sich die Einrichtung je nach Anbieter unterscheiden.

Handelt es sich bei der Nummer des ToolTime Assistants um eine Festnetz- oder Mobilnummer?
Es handelt sich um eine Festnetznummer mit Berliner Vorwahl.

Datenschutz & Sicherheit

Wie sicher sind die Daten meiner Kunden und ist das System DSGVO-konform?
Wir verarbeiten die Daten Deiner Kund:innen nach den geltenden Datenschutzvorgaben und ausschließlich mit sorgfältig geprüften Partnern.

Was muss ich in meiner Datenschutzerklärung angeben, wenn ich den KI-Assistenten von TOOLTIME nutze?

Diese Vorlage ist ein unverbindlicher Formulierungsvorschlag von TOOLTIME für seine Nutzer (“NUTZER” im Sinne des Vertrags). Er ersetzt keine Rechtsberatung. Der NUTZER ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) selbst dafür verantwortlich, den Text zu prüfen, an die eigene Website/Datenschutzerklärung anzupassen und regelmäßig zu aktualisieren, insbesondere bei Änderungen der Verarbeitung durch TOOLTIME oder eigener Prozesse. Alle in eckigen Klammern [...] stehenden Angaben sind vom NUTZER zu ergänzen bzw. zu prüfen.

Textbaustein:

Einsatz eines KI-Systems bei Anrufen
Für die Bearbeitung von Anrufen nutzen wir das KI-System von TOOLTIME. Dabei werden Ihre Rufnummer, Gesprächsinhalte und Terminwünsche verarbeitet, um Ihr Anliegen aufzunehmen. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). TOOLTIME verarbeitet die Daten dabei in unserem Auftrag. Es gelten Ihre üblichen Rechte auf Auskunft, Löschung und Widerspruch – wenden Sie sich dazu an [Kontakt].

Wie zuverlässig sind die von der KI erfassten Informationen?
Der Assistant fasst Anrufe automatisiert zusammen und erstellt ein vollständiges Transkript. Da KI-generierte Inhalte fehlerhaft sein können, prüfe wichtige Angaben (z. B. Adresse, Dringlichkeit) vor dem Rückruf.

Anrufe im Alltag

Wo sehe ich, welche Anrufe noch offen sind?
In der Anrufübersicht unter dem Tab „Offen". Erledigte Anrufe findest Du unter „Erledigt", nachdem Du sie über „Als erledigt markieren" abgeschlossen hast.

Was bedeuten die Statistiken auf der Anrufübersicht?
Die vier Kennzahlen zeigen Anrufe gesamt, Gesamtdauer, Notfälle und Neukunden für den gewählten Zeitraum (heute, diese Woche, diesen Monat).

Kann ich Feedback zur Qualität eines Anrufs geben?
Ja, in den Anrufdetails kannst Du jeden Anruf mit Daumen hoch oder runter bewerten. Dieses Feedback fließt in die Weiterentwicklung des Assistenten ein.

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