In ToolTime gibt es drei verschiedene Rechnungsarten für Projekte mit gestaffelter Abrechnung. Die Wahl der richtigen Art hängt davon ab, ob Du einen Teilbetrag ohne Leistungsbezug, eine abgegrenzte Teilleistung oder die finale Gesamtabrechnung erstellen möchtest.
Schnellübersicht – Welche Rechnungsart für welchen Fall?
Anzahlung oder Vorschuss ohne konkrete Leistungszuordnung → Abschlagsrechnung
Rechnung für bereits vollständig erbrachte Teilleistungen → Teilrechnung
Abschließende Gesamtrechnung am Projektende → Schlussrechnung
Abschlagsrechnung (Akontorechnung)
Zweck: Abrechnung eines Teilbetrags, der nicht auf konkrete Einzelleistungen bezogen ist (z. B. Anzahlungen, Materialvorschüsse).
ℹ️ Der Abschlagsbetrag wird in der Schlussrechnung automatisch als Abzug ausgewiesen
👍 Geeignet für: Anzahlungen zu Projektbeginn, Materialvorschüsse
👎 Nicht geeignet für: bereits erbrachte, konkret abgrenzbare Leistungen
Teilrechnung
Zweck: Rechnung für eine klar abgegrenzte, bereits vollständig erbrachte Teilleistung innerhalb eines Projekts.
ℹ️ Bereits abgerechnete Positionen werden in der Schlussrechnung als Plus- und Minuspositionen aufgeführt
👍 Geeignet für: abgeschlossene Leistungsabschnitte (z. B. Rohbau fertig, Elektrik fertig)
👎 Nicht geeignet für: Anzahlungen ohne konkreten Leistungsbezug
Schlussrechnung
Zweck: Die abschließende Gesamtrechnung am Ende des Projekts, die alle vorherigen Abschlags- oder Teilrechnungen berücksichtigt.
ℹ️ Bei Abschlagsrechnungen: Abschläge werden automatisch als Minusposten am Ende ausgewiesen
👍 Bei Teilrechnungen: bereits abgerechnete Leistungen erscheinen als Plus- und Minuspositionen
👎 Erstelle die Schlussrechnung immer aus dem ursprünglichen Angebot heraus
So erstellst Du eine Schlussrechnung in ToolTime
Öffne das ursprüngliche Angebot im Projekt
Wähle „Rechnung erstellen" → „Schlussrechnung"
Verknüpfe alle vorherigen Abschlags- oder Teilrechnungen dieses Projekts
Prüfe, dass alle bereits abgerechneten Beträge korrekt abgezogen werden
Rechnung prüfen und versenden
Kumulierte Abrechnung (mehrere Abschläge)
Wenn Du mehrere Abschlagsrechnungen zu einer Schlussrechnung zusammenführen möchtest, ist das in ToolTime manuell möglich:
Erstelle die Abschlagsrechnungen 1, 2, 3 ... wie gewohnt
Bei der Schlussrechnung: verknüpfe alle Abschlagsrechnungen des Projekts
Die Gesamtsumme der Abschläge wird automatisch als Sammelabzug ausgewiesen
Hinweis: Eine vollautomatische Kumulierung ist nicht verfügbar – die Verknüpfung muss manuell erfolgen
Häufige Fehler vermeiden
Abschlags- und Teilrechnungen nicht verwechseln – die Darstellung in der Schlussrechnung unterscheidet sich
Schlussrechnung immer aus dem Angebot erstellen, nicht neu anlegen
Vorherige Rechnungen immer verknüpfen, sonst werden die Abzüge nicht berechnet