Eine Teilrechnung ist eine Rechnung für eine klar abgrenzbare, bereits vollständig erbrachte Teilleistung.
ToolTime führt Dich – sowohl mit als auch ohne Angebot – durch einen geführten Ablauf, um Fehler bei der Schlussrechnung zu vermeiden.
Beispiel: Das Badezimmer einer Wohnung wird als erster Teil eines Projekts fertiggestellt und separat abgerechnet.
Voraussetzung: Für die Erstellung von Teil- und Schlussrechnungen muss ein Projekt angelegt sein.
Unterschied zwischen Teilrechnung und Abschlagsrechnung
Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen unterscheiden sich steuerlich und rechtlich – ToolTime unterstützt Dich dabei, sie sauber voneinander zu trennen.
Teilrechnung:
Hier rechnest Du spezifische, bereits abgenommene Positionen mit Menge und Einzelpreis ab. Diese gelten steuerlich als erbrachte Leistung.
Abschlagsrechnung:
Dient ausschließlich der Liquiditätssicherung und enthält nur eine Pauschalposition – keine Einzelpositionen. Warum das so ist, erfährst Du weiter unten im Abschnitt „Warum nur Pauschalpositionen bei Abschlagsrechnungen?".
Teilrechnung ohne Angebot erstellen
Erstellst Du eine Teilrechnung in einem Projekt ohne Angebot, wirst Du von ToolTime durch einen geführten Ablauf geleitet.
So gehst Du vor:
Öffne das gewünschte Projekt ohne Angebot.
Klicke auf „Hinzufügen“ (oben rechts) und wähle „Rechnung“.
Wähle im Feld „Rechnungsart“ die Option „Teilrechnung“.
Wähle im nächsten Schritt die bereits erbrachten Leistungen/Positionen aus.
Prüfe die Rechnung und schließe sie wie gewohnt ab.
Dieser Ablauf gilt für Projekte ohne Angebot. Für Angebote steht Dir ein erweiterter geführter Prozess zur Verfügung.
Wichtige Hinweise:
Rabatte sind in Teilrechnungen ohne Angebot nicht möglich.
→ So wird verhindert, dass Rabatte in der Schlussrechnung doppelt berücksichtigt werden.Abschlags- und Teilrechnungen können innerhalb desselben Projekts nicht kombiniert werden.
Teil- und Schlussrechnungen aus einem Angebot erstellen
Wenn Du Rechnungen aus einem Angebot erstellst, führt Dich ToolTime jetzt Schritt für Schritt durch den Prozess.
So gehst Du vor:
Öffne das gewünschte Angebot oder Projekt
Klicke auf „Rechnung erstellen“
Wähle den passenden Rechnungstyp:
Abschlagsrechnung
Teilrechnung
Schlussrechnung
ToolTime zeigt Dir dabei nur die Rechnungsarten an, die für den aktuellen Stand Deines Angebots verfügbar sind. Anschließend wirst Du automatisch durch die Erstellung geführt.
Das übernimmt ToolTime für Dich:
Klare Anzeige von bereits abgerechneten und offenen Positionen
Geführte Auswahl der abzurechnenden Leistungen
Automatische Berechnung von Restmengen und Beträgen
Vermeidung von Doppelabrechnungen
Möglichkeit, dem Rechnungstitel über Titelsuffixe zusätzliche Informationen hinzuzufügen
Abschlagsrechnung aus einem Angebot erstellen
Wählst Du „Abschlagsrechnung", wirst Du durch einen eigenen Setup-Schritt geführt. Du kannst den Abschlagsbetrag entweder als Prozentsatz oder als Festbetrag festlegen – berechnet auf die Netto-Angebotssumme nach Rabatt.
ToolTime erstellt daraus automatisch eine einzelne Pauschalposition mit gesperrtem Betrag und gesperrter Marge. Rabatte werden in der Abschlagsrechnung nicht angewendet – sie fließen erst in die Schlussrechnung ein und sind entsprechend gekennzeichnet.
Warum nur Pauschalpositionen bei Abschlagsrechnungen?
ToolTime unterstützt bei Abschlagsrechnungen bewusst nur Pauschalpositionen. Da keine finale Abnahme vorliegt, würde das Auflisten von Einzelpositionen dem Finanzamt fälschlicherweise eine erbrachte Leistung nach § 13 UStG signalisieren — mit möglichen Folgen für Deine Umsatzsteuerzahllast und Gewährleistungsfristen.
Bei einer Teilrechnung hingegen rechnest Du gezielt Positionen mit Menge und Einzelpreis ab, die bereits vollständig erbracht und abgenommen wurden.
Wichtig bei der Positionsauswahl:
Bei Teilrechnungen können auf der Auswahlseite nur Mengen angepasst werden – keine Preise oder Texte
Sobald eine Teilrechnung erstellt wurde, kann das zugrunde liegende Angebot nicht mehr bearbeitet werden
Titelsuffix hinzufügen
Du kannst dem Rechnungstitel ein Titelsuffix hinzufügen, um zusätzliche Informationen zu ergänzen (z. B. „Teilrechnung – Badezimmer" oder „Teilrechnung Nr. 2"). Der Haupttitel Teilrechnung bzw. Schlussrechnung bleibt dabei unverändert.
Auswahl-Modal erneut anzeigen
Beim Erstellen erscheint ein Auswahl-Modal mit einer Checkbox, um es zukünftig nicht mehr anzuzeigen. Möchtest Du das Modal wieder sehen, muss der Browser-Cache geleert werden.
Rechnungsart wechseln
Möchtest Du die Rechnungsart nachträglich ändern (z. B. von Rechnung zu Teilrechnung oder umgekehrt), erscheint ein Warnhinweis. Du wirst anschließend entweder in den geführten Flow weitergeleitet oder es wird ein neuer, leerer Entwurf erstellt.
Erfahre hier, wie Du eine Rechnung aus einem Angebot erstellst.
Schlussrechnung erstellen
Eine Schlussrechnung kann erstellt werden, sobald im Projekt mindestens eine abgeschlossene Teilrechnung vorhanden ist.
Beim Erstellen der Schlussrechnung wählt ToolTime automatisch alle verbleibenden Angebotspositionen vor und zeigt Dir:
welche Leistungen bereits über Teilrechnungen abgerechnet wurden
welche Positionen noch offen sind und neu hinzukommen
welche bisherigen Rechnungen verrechnet werden
sowie eine übersichtliche Zusammenfassung mit Netto-Betrag, MwSt., Brutto-Summe, Verrechnung der Teilrechnungen und verbleibendem Restbetrag
Die Verrechnung der Teilrechnungen erfolgt automatisch und transparent. So kannst Du jederzeit nachvollziehen, wie sich der Restbetrag der Schlussrechnung zusammensetzt.
Wichtiger Hinweis zu Rabatten
Rabatte aus dem Angebot werden nur in der Schlussrechnung berücksichtigt, um doppelte Abzüge zu vermeiden.
Mehrere Teil- und Schlussrechnungen in einem Projekt
Es sind mehrere Pakete von Teil- und Schlussrechnungen pro Projekt möglich, aber es kann gleichzeitig nur eine Schlussrechnung im Entwurfsmodus bearbeitet werden. Um also eine weitere Schlussrechnung zu erstellen, muss die vorherige abgeschlossen sein.
Hinweis: Im No-Offer-Flow ist es nicht möglich, Teilrechnungen mit Abschlagsrechnungen innerhalb desselben Projekts zu kombinieren.
Teilrechnung kopieren
Du kannst eine bestehende Teilrechnung kopieren, um sie als Grundlage für eine neue Rechnung zu nutzen. Beachte dabei:
Beim Kopieren wird die Angebotsbeziehung entfernt
Die Rechnungsart wechselt automatisch zu „Rechnung"
Stornieren von Teil- und Schlussrechnungen
Möchtest Du Teilrechnungen und kumulierte Schlussrechnungen stornieren, muss grundsätzlich zuerst die abgeschlossene Schlussrechnung storniert werden, bevor die darin enthaltenen Teilrechnungen individuell storniert werden können.
Die Titel Teilrechnung und Schlussrechnung sind nicht veränderbar. Es ist rechtlich vorgeschrieben, dass Teil- und Schlussrechnungen klar als solche betitelt werden.