Alle Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten in der mobilen App erfassen. Dazu gibt es unten neben den Terminen einen separaten Tab ("Zeiterfassung"). Wenn Du diesen auswählst, kannst Du entweder zum Arbeitsbeginn die Stoppuhr starten oder direkt Arbeitszeiten oder Abwesenheiten eintragen.

Sobald Du die Stoppuhr startest, beginnt die App, die Arbeitszeit zu erfassen. Auch Pausen können so erfasst werden. Wenn Du auf das Pausensymbol (⏸) klickst, wird die Dauer der Pause aufgezeichnet, bis Du wieder mit der Arbeit fortfährst (▶️).

Um die Zeiterfassung zu beenden, klickst Du auf das Stoppsymbol ( ⏹ ). Der Eintrag erscheint nach Beendigung automatisch in der Gesamtübersicht, mit der die Mitarbeitenden Ihre tägliche Arbeitszeit im Blick behalten können.

Die Zeiteinträge werden um Mitternacht automatisch gestoppt. Falls Du z.B. einen Notfall-Dienst über Nacht hast, kannst Du einen neuen Zeiteintrag für den nächsten Tag starten.

Alternativ kannst Du die Zeiten auch unter Arbeitszeit eintragen, direkt hinterlegen, eine Beschreibung hinzufügen und die Arbeitszeit mit einem Termin verknüpfen. Dann ist in der Webversion später ersichtlich, wie viel Arbeitszeit für einen Termin bzw. ein Projekt erbracht wurde.

Auch Abwesenheiten können direkt über die Zeiterfassung eingetragen werden. Dafür wählst Du Abwesenheit eintragen aus. Danach kannst Du einen Abwesenheitsgrund auswählen (Urlaub, Feiertag, Schule, Krankheit, Sonstige Abwesenheit), das Datum festlegen, die Zeit der Abwesenheit eintragen und den Eintrag speichern. Dieser erscheint auch sofort in der Webversion.

In der Gesamtübersicht kannst Du alle Einträge einsehen, bearbeiten oder löschen. Dabei hast Du die Möglichkeit, Datum, Start- und Endzeit sowie Pausendauer zu ändern und eine Beschreibung hinzuzufügen (z. B. Anfahrt, Art der Aktivität oder wichtige Informationen für das Büro). Zusätzlich kannst Du den Zeiteintrag einem Termin zuordnen. In der Übersicht siehst Du außerdem die Summe Deiner geleisteten Arbeitsstunden und erhältst so einen schnellen Überblick über Deine Über- und Minusstunden.

Du kannst auch nachträglich, bereits erfasste Zeiten bearbeiten. Beachte aber, dass diese Änderungen dokumentiert und in der Webversion sowohl ersichtlich sind, als auch im Export der Zeiten festgehalten werden.

Jeden Tag kannst Du beliebig viele Zeiteinträge erfassen und diese Termine zuordnen. Du kannst auch mehrere Einträge einem Termin zuzuordnen.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, die Zeiterfassung direkt aus dem Termin zu starten, damit Du genau siehst, wie lange die eigentliche Arbeitszeit bei einem bestimmten Termin war.

Gehe dazu in einen Termin und klicke auf das Stoppuhrsymbol. Im Anschluss kannst Du die Stoppuhr direkt starten oder die Arbeitszeiten händisch eintragen.

Zeiteinträge erscheinen nicht automatisch auf dem Arbeitsschein. Du kannst jedoch die erfasste Zeit der Stoppuhr aus der App direkt in die Leistungen übernehmen.

In den Leistungen unter dem Reiter "Arbeitszeit" erscheint nun die zuvor im Termin erfasste Zeit als Vorschlag. Du kannst diese direkt mit einem Klick übernehmen und nach Wunsch anpassen und betiteln.

Zeiteinträge werden um Mitternacht automatisch gestoppt. Für Notfalldienste kann ein neuer Eintrag für den nächsten Tag erstellt werden. Alternativ lassen sich Zeiten direkt unter „Arbeitszeit eintragen“ ergänzen und mit Terminen verknüpfen.
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In der Webversion von ToolTime findest Du im Hauptmenü die Zeiterfassung sowie den Reiter Zeitkonto, in dem Du die Stundenzahlen der Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraum übersichtlich anzeigen lassen kannst.

Du kannst Zeiteinträge und Abwesenheiten direkt im Büro erstellen und bearbeiten. Du findest eine Auflistung aller von den Mitarbeitenden erfassten Einträge und kannst einen Zeitraum, Mitarbeitende und/oder Projekte auswählen sowie nach Namen und Datum sortieren.
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Diese Funktionen bieten mehr Kontrolle, reduzieren Kommunikationsaufwand, schaffen Transparenz durch Nachverfolgbarkeit und ermöglichen eine effektive Zeiterfassung für Büro-Mitarbeitende. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, Abwesenheiten anzuzeigen oder auszublenden.

Jede Auswahl von Zeiteinträgen aus der Webversion kannst Du unter "Exportieren" als CSV oder Excel Datei exportieren. Der Export bezieht sich auf die ausgewählten Filtereinstellungen. Damit kannst Du individuell bestimmen ob Du z.B. für einen einzelnen Mitarbeiter, ein bestimmtes Projekt und / oder einen bestimmten Zeitraum exportieren willst.

Auf diesem Export werden auch evtl. vorgenommene Änderungen dokumentiert.

In den Terminen siehst Du auf den ersten Blick, welche Positionen aus der Zeiterfassung übernommen wurden. Diese erscheinen auch auf dem Arbeitsschein und werden für Rechnungen, die aus dem Termin erstellt werden, automatisch übernommen.