Alle Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten in der mobilen App erfassen. Dazu gibt es unten neben den Terminen einen separaten Tab ("Zeiterfassung"). Wenn Du diesen auswählst kannst Du entweder zum Arbeitsbeginn die Stoppuhr starten oder direkt Arbeitszeiten oder Abwesenheiten eintragen.

Sobald Du die Stoppuhr startest beginnt die App die Arbeitszeit zu erfassen. Auch Pausen können so erfasst werden. Wenn Du auf das Pausensymbol ( ⏸ ) klickst, wird die Dauer der Pause aufgezeichnet bis Du wieder mit der Arbeit fortfährst ( ▶️ ).

Um die Zeiterfassung zu beenden, klickst Du auf das Stoppsymbol ( ⏹ ). Der Eintrag erscheint nach Beendigung automatisch in der Gesamtübersicht, mit der die Mitarbeitenden Ihre tägliche Arbeitszeit im Blick behalten können.

Die Zeiteinträge werden um Mitternacht automatisch gestoppt. Falls Du z.B. einen Notfall-Dienst über Nacht hast, kannst Du einen neuen Zeiteintrag für den nächsten Tag starten.

Alternativ kannst Du die Zeiten auch unter Arbeitszeit eintragen direkt hinterlegen, eine Beschreibung hinzufügen und die Arbeitszeit mit einem Termin verknüpfen. Dann ist in der Webversion später ersichtlich wieviel Arbeitszeit für einen Termin bzw. ein Projekt erbracht wurde.

Auch Abwesenheiten können direkt über die Zeiterfassung eingetragen werden. Dafür wählst Du Abwesenheit eintragen aus. Danach kannst Du einen Abwesenheitsgrund auswählen (Urlaub, Feiertag, Schule, Krankheit, Sonstige Abwesenheit), das Datum festlegen, die Zeit der Abwesenheit eintragen und den Eintrag speichern. Dieser erscheint auch sofort in der Webversion.

In der Gesamtübersicht hast Du die Möglichkeit auf alle Einträge zu tippen und diese zu bearbeiten oder zu löschen. Du kannst das Datum, Start-, Endzeit und die Pausendauer bearbeiten und eine Beschreibung (z.B. Anfahrt, Art der Aktivität oder wichtige Informationen für das Büro) hinzufügen. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit dem Zeiteintrag einem Termin zuzuordnen.

Jeden Tag kannst Du beliebig viele Zeiteinträge erfassen und diese Terminen zuordnen. Du kannst auch mehrere Einträge einem Termin zuzuordnen.

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit die Zeiterfassung direkt aus dem Termin zu starten, damit Du genau siehst wie lange die eigentliche Arbeitszeit bei einem bestimmten Termin war.

Gehe dazu in einen Termin und klicke auf das Stoppuhrsymbol. Im Anschluss kannst Du die Stoppuhr direkt starten oder die Arbeitszeiten händisch eintragen.

Zeiteinträge erscheinen nicht automatisch auf dem Arbeitsschein. Du kannst jedoch die erfasste Zeit der Stoppuhr aus der App direkt in die Leistungen übernehmen.

In den Leistungen unter dem Reiter "Arbeitszeit" erscheint nun die zuvor im Termin erfasste Zeit als Vorschlag. Du kannst diese direkt mit einem Klick übernehmen und nach Wunsch anpassen und betiteln.

Sprich mit Deinen Mitarbeitenden darüber, ob diese tatsächliche Arbeitszeit auch wirklich auf dem Arbeitsschein erscheinen soll, da diese nach der Unterschrift nicht mehr zu verändern ist.

Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigene Arbeitszeit in die Positionen übernehmen.

In der Webversion von ToolTime findest Du die Zeiterfassung im Hauptmenü.

Hier findest Du eine Auflistung aller Einträge, die von den Mitarbeitenden erfasst wurden und hast die Möglichkeit einen Zeitraum, Mitarbeitenden und / oder Projekt auszuwählen sowie nach Namen und Datum zu sortieren.

Nach Bedarf kannst Du auch auswählen, ob Abwesenheiten angezeigt werden sollen, oder nicht.

Jede Auswahl von Zeiteinträgen aus der Webversion kannst Du unter "Exportieren" als CSV oder Excel Datei exportieren. Der Export bezieht sich auf die ausgewählten Filtereinstellungen. Damit kannst Du individuell bestimmen ob Du z.B. für einen einzelnen Mitarbeiter, ein bestimmtes Projekt und / oder einen bestimmten Zeitraum exportieren willst.

In den Terminen siehst Du auf den ersten Blick, welche Positionen aus der Zeiterfassung übernommen wurden. Diese erscheinen auch auf dem Arbeitsschein und werden für Rechnungen, die aus dem Termin erstellt werden, automatisch übernommen.