In der Webversion von ToolTime können Büronutzer Arbeitszeiten und Abwesenheiten für alle Mitarbeitenden verwalten. Dabei lassen sich Arbeitszeiten für einen bestimmten Zeitraum anzeigen und bearbeiten. Zudem können Arbeitszeiten und Abwesenheiten nach Zeitraum, Mitarbeitenden oder Projekten gefiltert und sortiert werden. Alle erfassten Arbeitszeiten können als CSV oder Excel-Datei exportiert werden.
Sollarbeitszeiten im Mitarbeiterprofil
In den jeweiligen Mitarbeiterprofilen können durch den Inhaber die individuelle Soll-Arbeitszeiten (vertragliche Arbeitszeit) festgelegt werden. Diese dienen als Grundlage für die Berechnung von Über- oder Minusstunden. Dazu rufst Du den jeweiligen Mitarbeiter über den Mitarbeiterbereich auf. Stelle sicher, dass die Verwendung der Sollarbeitszeiten über den Schieberegler aktiviert ist. Dann kannst Du über Setzen eines Häkchens festlegen, welches die regulären Arbeitstage des Mitarbeiters sind. Für diese legst Du dann die regulären Arbeitszeiten fest und bestimmst die Pausendauer.
Zeiteinträge bearbeiten und verwalten
Alle Büronutzer können Zeiteinträge und Abwesenheiten für alle Mitarbeiter über die Webversion erstellen und bearbeiten. Du findest eine Auflistung aller von den Mitarbeitenden erfassten Einträge unter dem Reiter "Zeiteinträge". Du kannst einen Zeitraum, Mitarbeitende und/oder Projekte auswählen sowie nach Namen und Datum sortieren. Zusätzlich hast Du die Möglichkeit, Abwesenheiten anzuzeigen oder auszublenden.
Abwesenheiten in der Webversion
Abwesenheiten aller Mitarbeitenden können in der Webversion eingesehen und bearbeitet werden. In der Listenansicht sind alle Abwesenheiten mit Datum und Grund einsehbar. Sie werden auch im Kalender angezeigt. Falls einem abwesenden Mitarbeitenden ein Termin zugewiesen wird, erscheint eine Konfliktwarnung. Hinweis: Insgesamt können folgende Abwesenheitsarten erfasst werden: Feiertag, Krankheit, Krankheit (Kind), Schule, Überstundenausgleich, Urlaub (bezahlt), Urlaub (unbezahlt), Weiterbildung sowie Sonstige Abwesenheit. Ebenfalls werden im Zeitkonto die verbleibenden Überstunden für den gewählten Zeitraum ausgewiesen.
Wichtig: Alle über die Webversion vorgenommenen Änderungen an bestehenden Zeiteinträgen sind für den jeweiligen Mitarbeiter über die App ersichtlich und werden auch im Arbeitszeitexport angezeigt.
Zeitkonto
Die Bilanz der erwarteten und tatsächlichen Arbeitszeit für einen frei wählbaren Zeitraum ist auf der Seite der Zeitkonten ersichtlich. Die Über- bzw. Minusstunden werden anhand der Vorgaben aus dem Mitarbeiterprofil berechnet. Alle Einträge aus dem Reiter Zeitkonto kannst Du auch im xlsx- oder .csv-Format exportieren.
Zeiterfassung in den Terminen
In den Terminen siehst Du auf den ersten Blick, welche Positionen aus der Zeiterfassung übernommen wurden. Diese erscheinen auch auf dem Arbeitsschein und werden für Rechnungen, die aus dem Termin erstellt werden, automatisch übernommen.
Datenexporte
Wie oben beschrieben, kannst Du alle Aufstellungen aus den Reitern Zeiteinträge und Zeitkonto entsprechend Deiner Filtereinstellungen als Excel oder .csv Datei exportieren. Darüber hinaus kannst Du über den Reiter Datenexport eine Aufstellung aller Zeiteinträge, inklusive aller Änderungen, über einen bestimmten Zeitraum erhalten.
