Du lädst eine Rechnung hoch, wählst die Zahlungsart und autorisierst die Zahlung einmalig per App. Sofort oder zu einem selbst gewählten Datum. Der Rest läuft automatisch.
Belege bezahlen aktivieren
Guthaben aufbauen
„Belege bezahlen" nutzt Dein ToolTime Pay Guthaben. Lege unter Einstellungen → ToolTime Pay ein Mindestguthaben fest, damit Dir immer genug Guthaben für Lieferantenzahlungen zur Verfügung steht.
Dieser Betrag verbleibt nach jeder Auszahlung auf Deinem Konto. Standardmäßig liegt er bei 0,00 €, das gesamte Guthaben wird dann täglich auf Dein Bankkonto ausgezahlt.
Mobilgerät verknüpfen
Jede Zahlung über „Belege bezahlen" braucht eine Autorisierung über Dein Mobilgerät. Lege unter Einstellungen → ToolTime Pay → Sicherheit fest, welche Geräte Zahlungen freigeben dürfen. Mehrere Geräte sind möglich.
So verknüpfst Du Dein Gerät:
Öffne die ToolTime-App auf Deinem Smartphone.
Tippe auf „Konto".
Tippe auf „Gerät verknüpfen" und folge den Schritten.
Startklar
Sobald Dein Guthaben über 0 € liegt und Dein Mobilgerät verknüpft ist, siehst Du auf jeder Lieferantenrechnung die Option „Mit ToolTime Pay bezahlen".
🆕 Wer kann Zahlungen autorisieren?
Die Option „Mit ToolTime Pay bezahlen" ist nur für Nutzer sichtbar, die über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Es gibt zwei Nutzergruppen, die Zahlungen über „Belege bezahlen" autorisieren können:
Kontoinhabende – Nutzer, die das ToolTime Pay Konto eingerichtet haben und als Kontoinhabende hinterlegt sind.
Berechtigte Nutzer – Teammitglieder (Inhaber und Bürokräfte), denen von den Kontoinhabenden das Recht zur Zahlungsfreigabe erteilt wurde. Dieses Recht wird in der Detailansicht des jeweiligen Teammitglieds unter Team → Mitarbeiter → Rechte vergeben.
Alle anderen Nutzer auf dem Konto sehen die Option „Mit ToolTime Pay bezahlen" nicht und können keine Zahlungen initiieren.
Stelle sicher, dass die richtigen Personen in Deinem Team über die notwendigen Rechte verfügen, bevor Du „Belege bezahlen" im Alltag nutzt.
Beleg bezahlen
Öffne einen Beleg in ToolTime und klicke oben rechts auf „Beleg bezahlen". Wähle im Dropdown „Mit ToolTime Pay bezahlen", dann „Sofort bezahlen".
Auf Deinem Bildschirm erscheint „Warte auf Freigabe". Öffne die ToolTime App auf Deinem Handy und prüfe alle Zahlungsdetails: Zahlungsbetrag, Empfänger, IBAN, Verwendungszweck und Ausführungsdatum. Tippe auf „Zahlung freigeben", um die Zahlung zu autorisieren.
Die Zahlung erscheint danach im Reiter „Alle" in Deiner Transaktionshistorie als ausgehende Zahlung.
Zahlung terminieren
Öffne einen Beleg in ToolTime und klicke oben rechts auf „Beleg bezahlen". Wähle im Dropdown „Mit ToolTime Pay bezahlen", dann „Zahlung terminieren". Es öffnet sich der Dialog „Zahlung planen".
Du hast drei Optionen:
Skonto sichern – Zahlung rechtzeitig vor dem Skonto-Fristdatum
Kurz vor Fälligkeitsdatum – Zahlung zwei Werktage vor Rechnungsfälligkeit
Eigenes Datum – ein beliebiges Datum
Auch hier erscheint „Warte auf Freigabe". Prüfe die Zahlungsdetails in der ToolTime App und tippe auf „Zahlung freigeben", um die terminierte Zahlung zu autorisieren.
Terminierte Zahlungen findest Du im Reiter „Geplante Zahlungen". Sobald die Zahlung ausgeführt wurde, erhältst Du eine E-Mail-Benachrichtigung und die Zahlung erscheint im Reiter „Alle".
Transaktionshistorie
Unter Zahlungen in der linken Navigation findest Du alle Geldbewegungen in ToolTime Pay. Über die Filter „Beliebiger Zeitraum" und „Alle Typen" grenzt Du die Ansicht ein. Oben siehst Du jederzeit Dein verfügbares Guthaben und die Summe der geplanten Zahlungen.
Drei Reiter stehen Dir zur Verfügung:
Alle – eingehende Kundenzahlungen, ausgehende Belegzahlungen und Auszahlungen in chronologischer Reihenfolge
Aktion erforderlich – eingehende Zahlungen ohne zugeordnete Rechnung
Geplante Zahlungen – alle terminierten Zahlungen mit Ausführungsdatum, Lieferantenname und Betrag
Was passiert, wenn mein Guthaben nicht ausreicht?
Reicht Dein Guthaben zwei Tage vor dem Ausführungsdatum nicht aus, erhältst Du eine E-Mail-Benachrichtigung. Du wartest dann entweder auf einen Zahlungseingang oder begleichst die Lieferantenrechnung außerhalb von ToolTime Pay.
ℹ️ Eine manuelle Aufladung des Guthabens ist derzeit nicht möglich. Diese Funktion folgt in einer späteren Version.