Aufgrund rechtlicher Vorgaben (GoBD) ist es nur bedingt möglich, eine fertiggestellte Rechnung in ToolTime nachträglich noch einmal zu bearbeiten. Momentan hast Du die Möglichkeit Anrede, Einleitungs- und Schlußtexte auch nach der Fertigstellung anzupassen. Wenn Du andere Elemente einer Rechnung ändern möchtest, muss diese storniert und kopiert werden.
GoBD-konform zu arbeiten bedeutet, alle Dokumente nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufzubewahren.
Rechnungen bearbeiten
Um eine Rechnung nach der Fertigstellung bearbeiten zu können, gehe in der geöffneten Rechnung auf "Aktionen" und dann "Bearbeiten". Du kannst dies auch in der Rechnungsliste über die drei Aktionspunkte sowie aus der Projekt- oder Kundenansicht erledigen.
Du hast nun die Möglichkeit folgende Elemente der Rechnung zu bearbeiten:
Einleitungstext (sowie Änderung der Vorlage)
Schlußtext (sowie Änderung der Vorlage)
Die Rechnungsnummer ändert sich nach der Bearbeitung nicht. Du kannst nur Rechnungen bearbeiten für die noch keine Zahlung hinterlegt wurde!
Rechnungen löschen
Rechnungen, die sich im Entwurfsmodus befinden, kannst Du jederzeit löschen. Um Rechnungsentwürfe in ToolTime zu löschen, klicke in der Rechnungsliste auf die drei kleinen Punkte rechts neben dem jeweiligen Rechnungsentwurf und wähle “Löschen” aus, oder wähle die Aktion innerhalb der betreffenden Rechnung.
Rechnungen stornieren
Um fertiggestellte Rechnungen in ToolTime zu stornieren, klicke in der Rechnungsliste auf die drei kleinen Punkte rechts neben der jeweiligen Rechnung und wähle “Stornieren” aus, oder wähle die Aktion innerhalb der betreffenden Rechnung.
Dadurch wird automatisch eine Stornorechnung mit der nächsten fortlaufenden Rechnungsnummer erstellt und in der Rechnungsliste angezeigt. Die Stornorechnung entspricht einer Gutschrift, die Du ebenfalls Deinem Kunden zukommen lassen kannst.
Wenn die ursprüngliche Rechnung fehlerhaft ausgestellt wurde, kannst Du eine Kopie der betreffenden Rechnung erstellen und diese entsprechend bearbeiten. So musst Du mit der Rechnungserstellung nicht nochmal von vorne beginnen.
Gutschriften stornieren
Auch fertiggestellte Gutschriften können in ToolTime storniert werden. Öffne dazu die Gutschrift und wähle unter „Aktionen" die Option „Stornieren". Dabei wird automatisch eine Stornogutschrift mit der nächsten fortlaufenden Gutschriftsnummer erstellt, die die ursprüngliche Gutschrift buchhalterisch ausgleicht.
Die Stornogutschrift stellt sicher, dass der vollständige Prüfpfad erhalten bleibt und alle Buchungen GoBD-konform nachvollziehbar sind. Ein direktes Löschen fertiggestellter Gutschriften ist nicht möglich.