Nach dem Fertigstellen einer Rechnung erhält diese zunächst den Status Unbezahlt, bzw. Überfällig, sobald nach Ablauf des Zahlungsziels keine Zahlung eingegangen ist.
Wenn Du die Zahlung erhalten hast, kannst Du diese manuell eintragen. Gehe dafür in der Rechnungsliste auf die drei Aktionspunkte rechts neben der entsprechenden Rechnung und wähle "Zahlung eintragen". Alternativ kannst Du das auch in der geöffneten Rechnung selbst erledigen.
Zahlung eintragen
In dem nun geöffneten Fenster kannst Du ein Zahlungsdatum, den gezahlten Betrag, die Zahlungsmethode sowie einen optionalen Kommentar zur Zahlung hinterlegen.
Das Feld "Gezahlter Betrag" ist bereits mit der gesamten Rechnungssumme vorausgefüllt. Sollte der Kunde jedoch weniger gezahlt haben, kannst Du auch einen abweichenden Betrag eingeben. Hast Du alle Felder bearbeitet, wähle "Speichern". Du kannst beliebig viele Zahlungen für eine Rechnung eintragen.
Ist die Rechnung komplett bezahlt, erhält sie nun den Status Bezahlt. Bei teilbezahlten Rechnungen bleibt der Status Unbezahlt oder Überfällig.
Gewährst Du Deinem Kunden ein Skonto, gilt die Rechnung als bezahlt, wenn die verringerte Rechnungssumme im Rahmen der Skontofrist eingetragen wird.
Einzelheiten zur Zahlung
Die eingetragenen Zahlungen sowie den ausstehenden Betrag kannst Du ganz einfach in der geöffneten Rechnung rechts einsehen. Über die drei Aktionspunkte lassen diese sich wieder entfernen.
Behalte den Überblick
Den besten Überblick über un- oder teilbezahlte Rechnungen behältst Du in der Rechnungsliste. Filtere dort oben links nach überfälligen und unbezahlten Rechnungen und sortiere dann absteigend in der Spalte "Ausstehend".
Zahlungsdifferenzen
Zahlungsdifferenzen erfassen
Wenn der bezahlte Betrag von der Rechnungssumme abweicht – z. B. wegen Skonto, Trinkgeld oder einer kleinen Erstattung – kannst Du diesen Unterschied jetzt direkt in ToolTime erfassen:
Klicke bei der jeweiligen Rechnung auf „Zahlung erfassen“. Gib den tatsächlich bezahlten Betrag ein. ToolTime erkennt automatisch, wenn der Betrag von der Rechnung abweicht, und zeigt Dir die Möglichkeit, eine Zahlungsdifferenz zu hinterlegen. Wähle den Grund für die Differenz (z. B.„Trinkgeld“, „Tippfehler“ oder „Sonstiges“). Bestätige die Zahlung – die Rechnung wird als Bezahlt markiert, inklusive Dokumentation der Differenz.
Zahlungsdifferenzen ausbuchen
Wenn der bezahlte Betrag dauerhaft unter der Rechnungssumme liegt (z. B. durch Skonto, Erstattung oder nachträglich vereinbartem Nachlass), kannst Du den offenen Betrag manuell ausbuchen:
Öffne die entsprechende Rechnung. Klicke oben rechts auf „Aktionen“ und wähle „Betrag ausbuchen“. Gib den ausstehenden Betrag ein, der ausgebucht werden soll. Wähle einen passenden Grund:
• Skonto – z. B. bei vorzeitiger Zahlung
• Erstattung – z. B. bei nachträglichem Nachlass
• Sonstiges – für individuelle Gründe
Optional: Hinterlege einen kurzen Kommentar zur Dokumentation. Bestätige die Eingabe – der Betrag wird ausgebucht und die Rechnung entsprechend angepasst.
